0 kommenttia
GEA Finland Oy on prosessiteknologiaan erikoistunut yritys, joka on ollut Kellokortti.fi-palvelun asiakas vuodesta 2017 asti.

GEA:n talousjohtaja Kalle Järvinen kertoo, että työajanseurannan parantaminen lähti yrityksen halusta päästä pois Excel-maailmasta ja manuaalisista työajankirjaustavoista:

”Lähdimme etsimään nykyaikaista työajanseurantajärjestelmää, jolla hoitaa lakisääteinen työajanseuranta tehokkaasti. Meille oli tärkeää, että työajanseuranta onnistuisi myös mobiilisti. Otimme aluksi esittelyt useilta alan toimijoilta. Kellokortti.fi-palvelun erotti kilpailijoistaan sen helppokäyttöisyys ja joustavuus. Lisäksi hinta oli kohdillaan.”


GEA:ssa hyödynnetään laajasti Kellokortti.fi-palvelun ominaisuuksia ja raportteja. Järvinen kertoo, että yrityksessä on useita eri työaikaa tekeviä työntekijöitä, jotka oli helppo jakaa ryhmiin. Työaikaleimauksia tehdään sekä leimauslaitteilla että mobiilisti. Liikkuvassa työssä, kuten huoltohenkilökunnalla, työajanseuranta käy kätevästi matkapuhelimella ja samalla voidaan seurata tietoja kustannuspaikoista ja asiakkaista.

Lisäksi GEA:lle rakennettiin yrityskohtainen TES-tulkinta, jonka avulla palvelu muodostaa toteutuneista työaikakirjauksista palkkatapahtumia.

”Työaikatulkin rakentaminen sujui hyvin. Kellokortti.fi-palvelun asiantuntija oli erinomainen apu määritelmien tekemisessä ja toi mukaan paljon työehtosopimuksiin liittyvää erikoisasiantuntemusta. Nyt tiedot tehdyistä tunneista saadaan palkanlaskentaan suoraan raporteilta.”


Palvelun parhaiksi piirteiksi Järvinen nostaa yksinkertaisen käyttöliittymän ja toimivan tukipalvelun.

”Päällimmäisenä Kellokortti.fi-palvelusta tulee mieleen helppokäyttöisyys ja joustavuus. Myös palvelun tuki on ollut erittäin toimivaa ja asiantuntevaa. Yhteistyö on sujunut alusta asti hyvin ja jatkuu aivan varmasti myös tulevaisuudessa. Seuraavaksi tarkoituksena on rakentaa integraatioita palvelun ja muiden käyttämiemme järjestelmien välille.”



GEA on yksi suurimpia prosessiteknologian toimittajia elintarviketeollisuudelle ja monille muille teollisuudenaloille. Kansainvälinen teknologiakonserni keskittyy tuottamaan prosessiteknologiaa ja komponentteja kehittyneisiin tuotantoprosesseihin eri loppukäyttäjämarkkinoille. Lisätietoja: www.gea.com.


GEA Finland Oy on prosessiteknologiaan erikoistunut yritys, joka on ollut Kellokortti.fi-palvelun asiakas vuodesta 2017 asti.



0 kommenttia
Kuten järjestelmiä yleensäkin, työajanseurantaa voi käyttää joko hyvin tai huonosti. Kokosimme tähän blogiin parhaimpia toimintatapoja, joilla työajanseurannasta saadaan kaikki hyödyt irti.

Blogistamme löydät kootut vinkit, miten ottaa työajanseurannasta kaikki hyödyt irti

Selkeät säännöt ja ohjeistukset koskemaan kaikkia


Viimeistään työajanseurantaa käyttöönotettaessa joudutaan pohtimaan, mitä sääntöjä työajan suhteen on. Osittain näihin vaikuttavat työehtosopimukset, mutta niiden ulkopuolelle jää asioita, joista tarvitaan kaikkia koskevat linjavedot.

Ensinnäkin tulee päättää, mikä kaikki lasketaan työajaksi. Esimerkiksi matkustamista ja koulutuksia ei pääsääntöisesti lasketa työajaksi, ellei matkaan liity jokin työsuorite (esimerkiksi tuotteen toimittaminen matkalla) tai koulutus ole pakollinen työn kannalta. Näissä nähdään aika-ajoin erilaisia yrityskohtaisia käytäntöjä.
Monella työpaikalla tarvitaan myös uusia sääntöjä, mikäli työajanseurannan myötä otetaan käyttöön liukuva työaika ja liukumasaldot. Säännöt voivat esimerkiksi koskea toimistolla vietettävää aikaa tai liukumakattoja.

Työajanseurannan myötä saatetaan myös seurata entistä tarkemmin kohteita, kuten asiakkaita, projekteja ja työvaiheita. Tämä vaatii työnantajalta linjavetoja siitä, miten tarkasti asiat merkitään, saako työntekijä tehdä muutoksia kirjauksiinsa jälkikäteen ja halutaanko esimerkiksi liikkuvassa työssä leimaukselle GPS-koordinaatit.

Olennaista kaikissa säännöissä ja ohjeissa on, että ne tehdään kaikille selväksi. Kun esimerkiksi kaikki työntekijät merkitsevät poissaolot oikein määritetyille päivälajeille, saadaan järjestelmästä niihin liittyvät tiedot oikein.

Tietojen ylläpito ja ajantasaisuus


Työajanseurantajärjestelmä pitää sisällään useita tietoja, jotka vaativat aika-ajoin päivittämistä. Järjestelmään pitää esimerkiksi lisätä uusia käyttäjiä tai uusia kohteita aloitettavien projektien myötä. Näissä on hyvä olla rutiini, jota noudatetaan. Esimerkiksi uuden projektin alkaessa sen tiedot tulisi lisätä jo hieman ennakkoon, jotta kirjaukset saadaan alusta asti kohdistettua oikein.

Hyväksyntä osaksi rutiineja


Hieman ohjelmasta riippuen työajanseurannan kautta on mahdollista hyväksyä mm. työaikakirjauksia, matkalaskuja, sekä lomia ja poissaoloja. Organisaatio voi myös valita itselleen sopivan hyväksyntätavan, eli hyväksytäänkö tunteja yksi- vai kaksiportaisesti. Projekteihin voidaan nimetä myös omat projektijohtajat ja -päälliköt, jolloin heillä on mahdollisuus tarkistaa projektiin liittyviä tunteja.

Kun hyväksyntätapa on valittu, hyviin toimintatapoihin kuuluu myös esimiesten ja muiden hyväksyjien ohjeistus siitä, millä aikataululla ja kriteereillä hyväksynnän tulee tapahtua. Näin työntekijät eivät koe epäreiluutta siinä, millä tavalla lomat hyväksytään tai matkalaskun korvaukset maksetaan tilille.

Hyödynnä raportteja ja reagoi epäkohtiin


Työajanseuranta kerää paljon hyödyllistä tietoa. Johto- ja esimiestasolla on hyvä olla selvyys siitä, mitä raportteja järjestelmästä voi saada ja mitä tietoja sieltä halutaan säännöllisesti seurata. Työajanseurantajärjestelmien raporteissa on eroja, mutta vähimmäisvaatimuksena tulisi yrityksen saada tulostettua lakisääteiset tiedot työajoista.

Monipuolisemmissa ohjelmissa raporttien sisältökin on laajempi. Ne voivat esimerkiksi paljastaa epäkohtia, jotka vaativat toimenpiteitä. Työajanseurannasta voidaan seurata mm. laskutettavan ja ei-laskutettavan työn suhdetta, henkilöresurssien tilannetta sekä ylitöiden ja poissaolojen määrää. Hyviin toimintatapoihin kuuluu pitää näitä olennaisimpia asioita silmällä ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen parantamiseksi.

Lue myös nämä vinkit työajanseurannan käyttöön:
4 syytä, miksi työajanseuranta projekteissa kannattaa
Näin otat työajanseurannan sujuvasti käyttöön
Älä tee näitä virheitä liukuvassa työajassa

0 kommenttia
Kokoukset, sähköpostit, nopeat korjaukset… Tuleeko kaikista projektiin liittyvistä osa-alueista pidettyä kirjaa? Monissa yrityksissä työajanseurantaa tehdään vain päätasolla. Tarkka työajanseuranta on kuitenkin kannattavampi ratkaisu, koska sillä voidaan parantaa mm. projektien suunnittelua, hinnoittelua ja asiakaslaskutusta.

Tarkka työajanseuranta kannattaa projekteissa, koska sillä voidaan parantaa mm. projektien suunnittelua, hinnoittelua ja asiakaslaskutusta.

Työtuntien kohdistaminen ja hyväksyminen onnistuu kätevämmin


Työajanseuranta tekee työtunneista monin tavoin läpinäkyvämpiä. Projektien kohdalla työajanseuranta pitää huolta sekä lakisääteisistä velvoitteista että mahdollistaa tehdyn työn kohdistamisen.

Tunnit voidaan kohdistaa mm. asiakaskohtaisesti, projektikohtaisesti, kustannuspaikkakohtaisesti tai työvaihekohtaisesti. Tarvittaessa kohdeseurantaa voidaan tehdä myös usealla eri tasolla, eli voidaan esimerkiksi seurata asiakasta X ja asiakkaaseen liittyen eri työvaiheisiin käytettyä aikaa.

Mitä tarkemmaksi kohdistus rakennetaan, sen paremmin nähdään, kuinka paljon aikaa on kulutettu eri tehtäviin. Työajanseuranta on myös hyödyllinen erimielisyyksissä, sillä sen tietoihin voidaan aina palata. Käyttöön voidaan ottaa myös työaikakirjauksien hyväksyntä, jossa esimies tai projektipäällikkö kuittaa tunnit oikein kirjatuksi ja lähetettäväksi laskutukseen.

Projektien asiakaslaskutus tarkemmaksi työajanseurannalla


Erään yhdysvaltalaisen tutkimuksen mukaan jopa 38% potentiaalisista laskutettavista tunneista häviää, koska työtunteja ei seurata kunnolla. Koska kunnollisella työajanseurannalla saadaan tietoa kaikista projektin vaiheista ja niihin käytetystä ajasta, voidaan asiakasta laskuttaa tarkemmin tehdystä työstä.

Työajanseurannasta nähdään myös laskutettavan ja ei-laskutettavan työn suhde. Esimerkiksi joitain projekteja varten saatetaan joutua kouluttamaan lisää henkilökuntaa tai opiskelemaan uutta teknologiaa ja tätä työtä ei voida suoraan laskuttaa asiakkaalta. Työajanseurannalla pystytäänkin arvioimaan projektien kannattavuutta kokonaisuudessaan.

Työajanseuranta on myös asiakkaan etu, sillä se tekee käytettyjen työtuntien määrän läpinäkyvämmäksi. Asiakas tietää tarkasti, mistä maksaa.

Projektiraportit toimivat suunnittelun tukena


Työajanseuranta muodostaa kerätyistä tiedoista myös hyödyllisiä projektiraportteja, jotka helpottavat nykyisten ja tulevien projektien suunnittelua ja hinnoittelua.

Projektiraportit antavat johdolle mm. realistisen kuvan ajankäytön jakautumisesta ja siitä, kuinka paljon eri työtehtäviin tai vaiheisiin kuluu aikaa. Kerättyjen tietojen avulla projektien aikatauluja on helpompi suunnitella. Projektien kesto vaikuttaa myös olennaisesti hinnoitteluun, joten mitä enemmän ja tarkemmin tietoa on kerätty, sen helpommaksi hinnoittelu muodostuu.

Esimerkkejä Kellokortti.fi-palvelun tarjoamista raporteista löydät täältä.

Työhyvinvointi saadaan paremmin seurantaan


Työajanseurantaan liittyy myös olennaisesti työhyvinvoinnin ja työsuojelun näkökulma. Projektityö voi olla kuormittavaa ja työtunnit usein venyvät määräaikojen lähestyessä. Työajanseuranta antaa mahdollisuudet tilanteen seuraamiseen.

Työajanseurannasta esimies saa selkeämmän kuvan työkuormasta ja lisäresurssien tarpeesta. Hän voi esimerkiksi reagoida, mikäli sairaspoissaolot tai ylitöiden määrä kasvaa liikaa. Reagoimalla ajoissa ongelmiin voidaan myös helpottaa aikatauluissa pysymistä.

Tarkka työajanseuranta projekteissa siis kannattaa niin yrityksen, sen työntekijöiden kuin asiakkaidenkin kannalta. Sattumanvaraisella tai liian suuripiirteisellä työtuntien listaamisella konkreettisia hyötyjä harvoin saavutetaan.

Voit tutustua Kellokortti.fi-palveluun ja työajanseurannan moniin hyötyihin ja ominaisuuksiin sivuiltamme.

0 kommenttia
Paremman työajanseurannan käyttöönotto on projekti, joka tulee suurimmassa osassa yrityksiä vastaan jossain kohtaa. Tässä blogissa käymme läpi vinkkejä, joilla käyttöönotto hoidetaan onnistuneesti.

Työajanseurannan käyttöönotto vaatii työtä, mutta sen voi hoitaa sujuvasti näillä vinkeillä

Ota selville organisaation tarpeet tarkasti


Työajanseurantaohjelma otetaan käyttöön monista eri syistä. Jotkut yritykset haluavat mahdollistaa työntekijöilleen liukuvan työajan ja toiset haluavat seurata projekteihin käytettyä työaikaa tarkemmin. Joillain taas tuli työsuojelutarkastajan tekemän vierailun jälkeen kiire korjata puutteet.

Oli tarve mikä hyvänsä, kannattaa pohtia miksi työajanseurantaohjelmaa tarvitaan ja mitä odotuksia siitä kerättäville tiedoille on. Mitä tarkemmin yrityksen omat tarpeet ovat selvillä, sen helpompaa oikean työajanseurantaratkaisun löytäminen on. Yritys saattaa erimerkiksi noudattaa sellaisia paikallisia sopimuksia, ettei niitä pystytä ottamaan kaikissa ohjelmissa huomioon. Kun tarve työajanseurannalle on selkeä, myös sen perustelu työntekijöille on helpompaa.

Valitse oikea työkalu ja tee pohjatyö kunnolla


Seuraava vaihe on oikean työvälineen määrittäminen. Vaikka työajanseuranta on Suomessa lakisääteistä, työaikakirjanpidon tekninen toteutus on pitkälti työnantajan päätettävissä. Paperilla tai Excelillä toteutettu seuranta voi toimia muutaman hengen yrityksillä, mutta yrityksen kasvaessa siirrytään yleensä modernimman ohjelman käyttöön.

Ennen laajempaa käyttöönottoa kannattaa tehdä pohjatyö kunnolla. Mitä tarkemmin kohdeseurantaa halutaan tehdä tai mitä erilaisempia työaikoja yrityksessä noudatetaan, sen enemmän tietoa ja asetuksia vaaditaan niiden huomioimiseen. Kun kaikki on testattu etukäteen ja saadut rapotit ovat oikeanlaisia, voidaan käyttöönotto tehdä suuremmalle käyttäjämäärälle.

Kerro työntekijöillesi miksi ja miten työaikaa seurataan


Tarkka työajanseuranta voi tuntua työntekijöistä isolta muutokselta. Kuten kaikissa muutoksissa, jonkinlaista vastarintaa todennäköisesti löytyy. Vaikka suurin osa työntekijöistä olisikin tyytyväisiä esimerkiksi liukuvan työajan käyttöönotosta, osa voi kokea tarkan työaikojen seuraamisen ”kyttäämisenä”.

Käyttöönottoa helpottaa, kun työntekijöille avoimesti kerrotaan, miksi työajanseuranta aloitetaan, mitä tiedoilla tehdään ja mitä muutoksia se vaatii heiltä. Säännöt esimerkiksi erikoistilanteiden leimaamiselle tulee olla selvät ja kaikille samat. Työajanseurannalla on myös paljon etuja työntekijöille, jotka kannattaa kommunikoida henkilöstölle alusta alkaen.

Varmista käyttöönoton onnistuminen


Kun käyttöönotto on tehty, varmista työajanseurannan tulevan osaksi jokaisen päivää. Onko joku, joka aina unohtaa kirjata itsensä sisään? Muistetaanko kohdetiedot kirjata ohjelmaan halutulla tavalla?

Tarkkaile, tue ja muistuta. Työajan leimaus on tapa siinä missä muutkin ja kestää jonkun aikaa, ennen kuin se tulee osaksi rutiineja. Jos yhden kohdalla tehdään poikkeuksia, muut helposti seuraavat.

Hyödynnä kerättyjä tietoja


Lopuksi kannattaa hyödyntää ohjelmasta kerättyjä tietoja. Jos vastaat käyttöönotosta, on hyvä olla perillä, mitä raportteja järjestelmästä voi saada ja osata hyödyntää niitä. Kun hyödyt ovat selkeät, on helpompaa kertoa yrityksen johdolle projektin olleen onnistunut. Jos tavoitteena on ollut esimerkiksi asiakaslaskutuksen selkeyttäminen, myös työntekijöitä voi kiinnostaa tieto siitä, miten seuranta on parantanut laskutusta. Positiiviset tulokset kannustavat jatkamaan samalla linjalla.

--

Oletteko hankkimassa työajanseurantaohjelmaa? Kannattaa lukea myös oppaamme tehokkaampaan työajanseurantaan:

Opas tehokkaampaan työajanseurantaan

0 kommenttia
Työajanseuranta herättää monissa tunteita. Lehdistä voi lukea sekä hyviä että huonoja kokemuksia työajanseurannasta ja niitä voi löytyä myös omasta takaa. Keinot seurata työaikaa ovat kuitenkin kehittyneet vuosien mittaan ja kaikki vanhat myytit eivät enää pidä paikkaansa – jos ovat ikinä pitäneetkään. Tässä blogissa käsittelemme työajanseurantaan liittyviä ennakkoluuloja ja kerromme, pitävätkö ne paikkaansa.

Työajanseuranta herättää monissa tunteita. Aiheeseen liittyy kuitenkin monia myyttejä, jotka eivät pidä paikkaansa.


Myytti 1: ”Ei me työajanseurantaa tarvita. Kyllä kaikki osaavat pitää huolen omista menemisistään.”


Vielä löytyy monia yrityksiä, joissa ei työajanseurantaa tehdä. Asiantuntijayrityksissä saatetaan esimerkiksi kehottaa työntekijöitä tekemään reilusti töitä kiiretilanteissa ja ottamaan rennommin, kun työtilanne on hiljaisempi. Ylityöt saatetaan näissä tapauksissa kirjata kalenterin nurkkaan, jos sitäkään.

Työajanseuranta on kuitenkin Suomessa lakisääteinen velvollisuus ja siitä ei voi poiketa edellä kuvatulla järjestelyllä. Työaikalain mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Lain mukaan ei siis riitä, että työntekijät itse pitävät jonkinlaista muistilistaa ylitöistään vaan seuranta pitää tulla työnantajan puolelta.

Totuus: Työajanseuranta pitää olla käytössä kaikissa yrityksissä ja myös kuukausipalkkalaisilla.Toteutustapa on kuitenkin vapaa ja siihen voi käyttää esimerkiksi Exceliä tai työajanseurantaohjelmistoa, kunhan kaikki lakisääteiset kirjaukset löytyvät.

Myytti 2: Työajanseuranta on vaikeaa ja vie liian paljon aikaa


Joillain on mielikuva siitä, että työajanseuranta olisi jotenkin vaikeaa tai veisi liikaa työaikaa. Monen työhistoriasta voi löytyäkin esimerkkejä huonoista toimintatavoista ja ne ovat pääsyy, miksi työajanseurannan oletetaan olevan vaikeaa.

Jos nykyään tilanne on väittämän mukainen, käytössä oleva seurantatapa on yritykselle huono ja katse kannattaa kääntää parempiin vaihtoehtoihin. Esimerkiksi erilaiset Excelissä ylläpidettävät tuntilomakkeet saattavat sopia muutamalle ihmiselle, mutta yrityksen kasvaessa työajanseuranta sen kautta ei enää toimi. Jos työajanseuranta halutaan järjestää siihen käytettävällä ohjelmalla, pitää tehdä valintoja leimaustavoista ja muista tarpeellisista ominaisuuksista. Kun valinnat on tehty oikein, seuranta on vaivatonta.

Totuus: Nykyaikaiset työajanseurantaohjelmat ovat helppoja ja vastaavat yritysten tarpeita hyvin. Niidenkin kohdalla tulee miettiä, mitkä ovat yrityksen kannalta tärkeimmät asiat ja mikä seurantatapa sopii yritykselle parhaiten.

Myytti 3: Työajanseuranta on paikkaan sidottua


Työajanseurannasta tai sanasta kellokortti tulee monelle mieleen tehtaan ovella odottava laite. Tämä voi edelleen pitää paikkansa, mutta vain tapauksissa, joissa fyysinen leimauslaite on katsottu helpoimmaksi ja nopeimmaksi tavaksi seurata työaikaa.

Työajanseurantaa voidaankin tehdä nykyään monilla keinoilla –laitteella, tietokoneella tai matkapuhelimella. Myös ristiin leimaus onnistuu, eli henkilö voi leimata itsensä sisään laitteella ja pois omalla puhelimellaan.

Totuus: Työajanseuranta ei ole sidottu paikkaan, ellei niin erikseen haluta. Mobiiliseurannalla työaikaa voidaan seurata myös liikkuvassa työssä.

Myytti 4: Työajanseuranta tuntuu työntekijöistä stressaavalta kyttäämiseltä ja mikrojohtamiselta


Uuden aloittaminen on joskus turhauttavaa. Kun työajanseuranta aloitetaan ensimmäisen kerran, voi se ensi alkuun tuntua kyttäämiseltä.

Työajanseuranta on kuitenkin turva kaikille työntekijöille, sillä se todistaa henkilön tehneen sovitut työtunnit tai ylitöitä ja ansainneen niihin kuuluvan korvauksen. Järjestelmän myötä voidaan myös lisätä vapautta, sillä esimerkiksi liukumat on helpompi toteuttaa seurannan ollessa kunnossa.

Suurimmalla osalla työnantajia ei ole myöskään kiinnostusta seurata jokaista tehtyä minuuttia, vaan halutaan saada suurempi kuva projektiin tehdyistä työtunneista tai koko yrityksen sairaspoissaoloista.

Totuus: Tunteet työajanseurantaan liittyen ovat aina yksilöllisiä, mutta pääasiassa työajanseuranta on yhtä hyvä asia työntekijöille kuin työnantajalle.

Myytti 5: Työajanseurantaan ei voi luottaa – kaikki huijaavat kuitenkin


Monet meistä ovat luultavasti kuulleet kauhutarinoita siitä, kuinka työkaverit ovat leimanneet jonkin henkilön sisään tai työajanseurannassa on muuten huijattu niin, ettei merkityllä työajalla ole suoritettu siihen suunniteltua työtä.

Aina kun käyttöön otetaan järjestelmä, on mahdollisuus, että joku yrittää huijata siinä. Vika ei ole kuitenkaan järjestelmässä, vaan työkulttuurissa, joka mahdollistaa huijaamiseen. Sen takia ratkaisukeino ei ole järjestelmän vaihtamisessa, vaan toimintatapojen ja kulttuurin muuttamisessa.

Työajanseurantajärjestelmä voidaan myös suunnitella niin, että tietoa kerätään mahdollisimman tarkasti ja huijauksen mahdollisuutta pienennetään. Esimerkiksi puhelimalla tehtävään seurantaan voidaan liittää GPS-koordinaatit ja leimauksen lähiosoite, jotta tiedetään leimauksen tapahtuneen työkohteessa.

Pitää myös muistaa, ettei työajanseuranta ole ainut tapa mitata tehtyä työtä. Katsomalla asiakastyytyväisyyttä, työn laatua ja tehokkuutta osataan kyllä päätellä, onko työ tehty. Huijausyritykset ovatkin todellisuudessa erittäin harvinaisia.

Totuus: Aina on mahdollisuus, että joku yrittää huijata. Suurimassa osassa yrityksiä työkulttuuri, esimiestyö ja asiakkailta saatava palaute kuitenkin varmistavat, ettei näin käy.

Yhteenvetona voi sanoa, että työajanseuranta on sekä lakisääteistä että oikein toteutettuna vaivatonta. Työajanseuranta tuottaa rahassa mitattavia hyötyjä, mutta on myös työntekijöidesi etu, sillä se varmistaa reilun pelin kaikille.