0 kommenttia
Joulukuu on aikaa, kun yrityksessä suunnitellaan lomia ja vapaita oikein urakalla. Tänä vuonna kuukauteen mahtuu vain 17 arkityöpäivää, joista osa saattaa olla vieläpä lyhennettyjä. Joulun välipäiviä täytetään talvilomilla, saldovapailla ja pekkasilla, jotta saadaan aikaan mahdollisimman pitkä lomaputki. Tämä asettaa paineita yrityksen lomasuunnittelulle. Kokosimme tähän yleisimpiä toiveita työnantajille ja vinkkejä siitä, miten lomien suunnittelu voidaan hoitaa.

lomasuunnittelu joulukuussa

Työntekijät kaipaavat joustavuutta


Työnantajilta odotetaan nykyaikana lisääntyvissä määrin joustavuutta ja joulu ei ole poikkeus. Lasten lomaillessa monet perheelliset haluavat suunnitella vapaitaan samoihin aikoihin. Toiset saattavat haluta viettää joulun etelän lämmössä ja suunnitella pyhien yhteyteen pidemmän lomamatkan. Näissä tilanteissa lomasuunnittelun odotetaan olevan helppoa ja joustavaa, sekä taipuvan perheiden erilaisiin tarpeisiin.

Työnantajan puolelta helppouden takaaminen riippuu paljon käytössä olevista järjestelmistä ja hyväksymissäännöistä. Jos järjestelmä toimii hyvin, työntekijät voivat helposti nähdä lomakertymänsä, merkitä haluamansa lomat ja saada tiedon niiden hyväksymisestä tai hylkäyksestä. Työnantajan taas tulee nähdä kaikki toiveet samanaikaisesti, jotta voidaan hahmottaa käytettävissä olevien henkilöresurssien määrä.

Joustaminen kannattaa, kun siitä ei ole harmia yrityksen toiminnalle. Yritykselle on esimerkiksi tärkeää, että myös lomien aikana palvelun laatu ja myynti säilyvät hyvällä tasolla. Mikäli lomatoiveet eivät aiheuta näissä ongelmia, on hyvä, jos työntekijä voi pitää loman haluamanaan ajankohtana ajankohdassa ja ladata akkujaan sen aikana.

Varaudu sairaspoissaoloihin


Koska työnantajan tehtäviin kuuluu taata henkilöstöresurssien riittävyys, ei niitä kannata vetää liian tiukalle. Joulun tienoilla kärsitään usein meneillään olevasta flunssakaudesta ja sairaspoissaolot ovat hyvinkin mahdollisia.

Yrityksessä kannattaisikin olla tieto siitä, keillä työntekijöillä on mahdollisuus tulla tarvittaessa töihin ja mahdollisista päivystyksistä kannattaa sopia etukäteen. Joukkoon mahtuu aina niitä, joille pyhinä työskentely ei ole ongelma, tai pyhistä saatavat lisät ovat niin iso motivaatiotekijä, että halukkaita tekijöitä löytyy enemmän kuin tarpeeksi.

Hyväksyntä tulee tehdä ajoissa ja tasapuolisesti


Kuului joulun suunnitelmiin sitten pyhät sukulaisten luona muualla Suomessa tai matka Thaimaassa, suunnitelmat ja lippujen ostot tehdään yleensä ajoissa. Monilla loman hyväksyntä vaikuttaa myös puolison lomasuunnitelmiin. Työntekijät toivovatkin yleensä lomatoiveiden hyväksyntää hyvissä ajoin.

Yrityksen kannalta tämä tarkoittaa sitä, että lomien hyväksynnässä täytyy olla prosessit ja työkalut kunnossa. Lisäksi yrityksen tulee taata reiluus ja tasapuolisuus lomien myöntämisessä. Tässä yleensä auttavat selkeät säännöt ja avoimuus.

Huomioi töissä olevat


Suurimmassa osassa yrityksiä kaikki eivät voi lomailla samanaikaisesti ja osa henkilöstöstä voikin pettyä, kun loma ei onnistu haluttuna ajankohtana.

Työantaja voikin miettiä, miten joulu näkyy töissä oleville. Osalla työpaikkoja joulun pyhät voi tarkoittaa yhteistä joulupuuroa tai muuta arjesta poikkeavaa tekemistä työpaikalla. Toisissa työpaikoissa työ voidaan suorittaa vaikkapa etätöinä tai ”tuo lapsi töihin”- tyyppisinä järjestelyinä. Tässä paras ratkaisu riippuu yleensä yrityksen toimialasta ja kulttuurista.

----

Jos vuosi 2018 tuntuu lomasuunnittelussa vaikealta, ei ensi vuonnakaan helpota. Joulun pyhät asettuvat vuonna 2019 tiistain ja torstain välille ja uudenvuodenpäivä tulee olemaan keskiviikko, eli monet työntekijät pyrkivät jälleen suunnittelemaan ylimääräisiä lomapäiviä sen tienoille.

Mitä enemmän yrityksessä on työntekijöitä, sen järkevämmäksi sähköinen lomasuunnittelu tulee. Kun lomasuunnittelussa käytetään nykyaikaista ohjelmaa, lomien myöntäminen ja henkilöresurssien mitoittaminen helpottuvat huomattavasti. Lue lisää Kellokortti.fi lomasuunnittelusta täältä.


0 kommenttia
Hausia on pääkaupunkiseudulla toimiva rakennusliike, joka rakentaa ja kehittää asiakkaidensa tarpeisiin erilaisia asunto- ja toimitilaratkaisuja. Yritys työllistää suoraan noin 65 henkilöä ja välillisesti noin 1200 rakentamisen ammattilaista pääkaupunkiseudun alueella.

Erkko Kiviluoma
Heinäkuussa 2014 voimaan tulleet lakimuutokset Työturvallisuuslakiin vaikuttivat koko rakennusalaan ja samalla myös Hausian toimintaan. Lakimuutosten myötä yhteisen rakennustyömaan päätoteuttajan onpidettävä luetteloa kaikista työmaalla työskentelevistä henkilöistä ja luetteloa tulee säilyttää kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Luettelosta on käytävä ilmi henkilötietoja, työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymispäivämäärä, työntekijän työnantajan nimi ja Y-tunnus tai sitä vastaava ulkomainen tunniste, sekä lähetetyistä työntekijöistä annetun lain (1146/1999) 4 a §:ssä tarkoitetun edustajan nimi ja yhteystiedot Suomessa. Monilla rakennusliikkeillä tämä muutos vaati uusien työkalujen käyttöönottoa.

Projekti-insinööri Erkko Kiviluoma kuvailee, miten he Hausialla lähtivät täyttämään lain tuomia vaatimuksia:

”Pohdimme uutena firmana, miten tulisimme parhaiten vastaamaan tähän tiedon keruuseen ja suuren datan hallintaan. Meillä tulisi palvelua käyttämään eritasoisesti yli 1200 henkilöä, joten halusimme, että asia olisi mahdollisimman helppoa ja aikaa ei kuluisi sen ylläpitoon. Kilpailutimme alan toimijoita ja totesimme, että Kellokortti.fi tarjosi meidän tarpeisiin parhaan vaihtoehdon."

Hausia on nyt käyttänyt Kellokortti.fi-palvelua usean vuoden ajan työajanseurantaan ja verottajailmoitusten tekemiseen. Kiviluoma kertoo yrityksen hyödyntävän palvelun ominaisuuksia monipuolisesti ja myös erilaisiin tehtäviin, jotka on aiemmin ulkoistettu:

”Käytämme raksaraportteja laajasti. Meillä täytyy olla reaaliaikainen tieto siitä, ketkä ovat työmaalla ja kuinka pitkiä päiviä he ovat tehneet. Lisäksi palvelu laskee toimihenkilöiden pekkas- ja vapaapäivät sekä lomat. Teemme myös kaikki työntekijöiden verottajailmoitukset palvelun kautta. Palvelu hoitaa siis puolestamme työmaan henkilöluetteloiden ylläpidon ja siirtää datan verohallinnolle. Nämä ovat olleet aiemmin tehtäviä, joita olemme ostaneet ulkopuoliselta toimijalta. Nyt tieto on meillä käytettävissä koska vain.”

Kiviluoma kuvailee Kellokortti.fi-palvelua luotettavaksi, nopeaksi ja helppokäyttöiseksi. Myös yhteistyö on sujunut toivotulla tavalla:

”Yhteistyö on toiminut loistavasti. Mikäli meillä on ollut kysyttävää, olemme saaneet niihin välittömästi vastaukset. Uskon, että yhteistyö toimii jatkossakin ja olemme suunnitelleet mm. rajapintoja kellokortin ja meidän oman perehdytyssoftan välille.”

Hausia rakentaa ja kehittää asiakkaiden tarpeisiin erilaisia asunto- ja toimitilaratkaisuja pääasiassa pääkaupunkiseudulla. Hausialla on rakenteilla noin 500 asuntoa. Vahva rakentamisen ammattitaito yhdistettynä innovatiiviseen toimintatapaan takaa yrityksen tuotannon ja palveluiden korkean kokonaislaadun. Lisätietoa osoitteessa: www.hausia.fi.



0 kommenttia
Tehtiinkö teilläkin työsuojelutarkastus? Tuliko sanottavaa työajanseurannasta? Olette yksi monista, jotka päätyvät sivuillemme tarkastuksen seurauksena.

Työsuojelutarkastus yllätti? Nyt on aika laittaa työajanseuranta kerralla kuntoon

Kun työsuojelutarkastaja yllättää


Suomessa tehdään vuosittain kymmeniä tuhansia työsuojelutarkastuksia yrityskokoon katsomatta. Esimerkiksi vuonna 2017 tarkastuksia tehtiin 27 000 ja noin puolet tehtiin alle 10 työntekijän työpaikkoihin (Lähde: Työsuojeluhallinnon verkkopalvelu). Samoista tilastoista käy ilmi, että vuonna 2018 tarkastusten määrät ovat olleet jopa kasvussa.

Työterveyshuollon toteutuksen ja suunnitelmien lisäksi yksi tärkeimpiä tarkastettavia asioita on työajanseuranta, josta löytyykin usein puutteita. Esimerkiksi vuoden 2018 alussa Etelä-Suomen aluehallintovirasto tiedotti, että elokuva-alan työpaikkoihin kohdistetuissa tarkastuksissa työajanseuranta puuttui käytännössä kokonaan kolmasosalla yrityksiä. Lisäksi monilla oli puutteita ylitöiden kirjaamisessa. (Lähde: Työsuojeluhallinnon verkkopalvelu)

Tarkastuksissa löydetyt puutteet johtavat yleensä uusiin toimintaohjeisiin tai työsuojeluviranomaisten kehoituksiin muutoksista, mutta myös törkeissä tapauksissa rikosoikeudellisiin seurauksiin. Monilla yrityksillä tuleekin tarkastuksen seurauksena kiire laittaa työajanseuranta kuntoon.

Työaikalaki edellyttää työajanseurantaa


Mitä vaatimuksia työajanseurannalle sitten on, eli mitä työsuojelutarkastuksessa voidaan yritykseltä odottaa? Työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen tehtävä, joka perustuu työaikalakiin ja jonka vastuuta se ei voi ulkoistaa kellekään. Sen jäljennös on vaadittaessa näytettävä työsuojelutarkastajalle.

Työaikakirjanpitoon on merkittävä joko A) säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai B) kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat. Merkityt työtunnit tulee pystyä todistamaan työntekijäkohtaisesti ja työntekijän tulee saada halutessaan selvitys hänestä tehdyistä merkinnöistä.

Osa yrityksistä ajattelee, ettei työaikoja tarvitse kirjata, mikäli töitä tehdään kuukausi-, urakka- tai provisiopalkalla. Tämä olettamus on kuitenkin väärä, eli työajanseuranta tarvitaan myös näissä tapauksissa. Työajanseurannaksi ei myöskään kelpaa palkkakirjanpito, joka kertoo toteuman tehdystä työajasta, tai työvuoroluettelo, joka on suunnitelma tehtävästä työajasta.

Työajanseurantaa on tehtävä, mutta tyyli on vapaa


Vaikka lain vaatimukset työaikakirjanpidon sisällölle ovat selkeitä, laki ei ota kantaa ota kantaa sen toteutukseen. Käytössä olevia tapoja on monia paperituntilapuista sähköisiin järjestelmiin.
Oikein tehtynä työaikakirjanpito helpottaa mahdollista jälkiselvittelyä ja raportointia. Käsin alusta loppuun tehtävä työajanseuranta toimii joillakin hyvin pienillä yrityksillä eikä sitä ole välttämättä tarvetta muuttaa. Pääasiassa voidaan kuitenkin sanoa, että ilman kunnollista järjestelmää työajan todistaminen on hankalaa. Liikkuva työ ja monenlaiset työskentelyajat puoltavat jo pienissäkin yrityksissä parempaa työajanseurantajärjestelmää.

Sähköisellä työajanseurannalla on lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi myös monia muita etuja:

  • Ei enää paperisia tuntilappuja ja muistista riippuvuutta
  • Reaaliaikaisempi ja tarkempi näkymä työtunteihin
  • Työ tehostuu ja kustannusseuranta on tarkempaa
  • Seurannasta saadaan luotettava tieto laskutuksen pohjaksi
  • Palkanlaskennan rutiineja saadaan automatisoitua (TES-tulkinta)
  • Työhyvinvointi parantuu jouston parantuessa
  • Mahdollisissa ongelmatilanteissa todistustaakka helpottuu

Jos olette työsuojelutarkastuksen seurauksena etsimässä parempaa työajanseurantaa, on hyvä miettiä, mitä kaikkia tarpeita organisaatiollanne on lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi. Ohjeita työajanseurantajärjestelmän valintaan ja käyttöönottoon löydät aiemmin julkaistussa blogissamme: Näin otat työajanseurannan sujuvasti käyttöön.

Kellokortti.fi on nykyaikainen pilvipalvelu, jossa työaikaa voidaan tehdä laitteilla, tietokoneella tai mobiilisti matkapuhelimella. Lue lisää ja pyydä tarjous! www.kellokortti.fi

0 kommenttia
GEA Finland Oy on prosessiteknologiaan erikoistunut yritys, joka on ollut Kellokortti.fi-palvelun asiakas vuodesta 2017 asti.

GEA:n talousjohtaja Kalle Järvinen kertoo, että työajanseurannan parantaminen lähti yrityksen halusta päästä pois Excel-maailmasta ja manuaalisista työajankirjaustavoista:

”Lähdimme etsimään nykyaikaista työajanseurantajärjestelmää, jolla hoitaa lakisääteinen työajanseuranta tehokkaasti. Meille oli tärkeää, että työajanseuranta onnistuisi myös mobiilisti. Otimme aluksi esittelyt useilta alan toimijoilta. Kellokortti.fi-palvelun erotti kilpailijoistaan sen helppokäyttöisyys ja joustavuus. Lisäksi hinta oli kohdillaan.”


GEA:ssa hyödynnetään laajasti Kellokortti.fi-palvelun ominaisuuksia ja raportteja. Järvinen kertoo, että yrityksessä on useita eri työaikaa tekeviä työntekijöitä, jotka oli helppo jakaa ryhmiin. Työaikaleimauksia tehdään sekä leimauslaitteilla että mobiilisti. Liikkuvassa työssä, kuten huoltohenkilökunnalla, työajanseuranta käy kätevästi matkapuhelimella ja samalla voidaan seurata tietoja kustannuspaikoista ja asiakkaista.

Lisäksi GEA:lle rakennettiin yrityskohtainen TES-tulkinta, jonka avulla palvelu muodostaa toteutuneista työaikakirjauksista palkkatapahtumia.

”Työaikatulkin rakentaminen sujui hyvin. Kellokortti.fi-palvelun asiantuntija oli erinomainen apu määritelmien tekemisessä ja toi mukaan paljon työehtosopimuksiin liittyvää erikoisasiantuntemusta. Nyt tiedot tehdyistä tunneista saadaan palkanlaskentaan suoraan raporteilta.”


Palvelun parhaiksi piirteiksi Järvinen nostaa yksinkertaisen käyttöliittymän ja toimivan tukipalvelun.

”Päällimmäisenä Kellokortti.fi-palvelusta tulee mieleen helppokäyttöisyys ja joustavuus. Myös palvelun tuki on ollut erittäin toimivaa ja asiantuntevaa. Yhteistyö on sujunut alusta asti hyvin ja jatkuu aivan varmasti myös tulevaisuudessa. Seuraavaksi tarkoituksena on rakentaa integraatioita palvelun ja muiden käyttämiemme järjestelmien välille.”



GEA on yksi suurimpia prosessiteknologian toimittajia elintarviketeollisuudelle ja monille muille teollisuudenaloille. Kansainvälinen teknologiakonserni keskittyy tuottamaan prosessiteknologiaa ja komponentteja kehittyneisiin tuotantoprosesseihin eri loppukäyttäjämarkkinoille. Lisätietoja: www.gea.com.


GEA Finland Oy on prosessiteknologiaan erikoistunut yritys, joka on ollut Kellokortti.fi-palvelun asiakas vuodesta 2017 asti.



0 kommenttia
Kuten järjestelmiä yleensäkin, työajanseurantaa voi käyttää joko hyvin tai huonosti. Kokosimme tähän blogiin parhaimpia toimintatapoja, joilla työajanseurannasta saadaan kaikki hyödyt irti.

Blogistamme löydät kootut vinkit, miten ottaa työajanseurannasta kaikki hyödyt irti

Selkeät säännöt ja ohjeistukset koskemaan kaikkia


Viimeistään työajanseurantaa käyttöönotettaessa joudutaan pohtimaan, mitä sääntöjä työajan suhteen on. Osittain näihin vaikuttavat työehtosopimukset, mutta niiden ulkopuolelle jää asioita, joista tarvitaan kaikkia koskevat linjavedot.

Ensinnäkin tulee päättää, mikä kaikki lasketaan työajaksi. Esimerkiksi matkustamista ja koulutuksia ei pääsääntöisesti lasketa työajaksi, ellei matkaan liity jokin työsuorite (esimerkiksi tuotteen toimittaminen matkalla) tai koulutus ole pakollinen työn kannalta. Näissä nähdään aika-ajoin erilaisia yrityskohtaisia käytäntöjä.
Monella työpaikalla tarvitaan myös uusia sääntöjä, mikäli työajanseurannan myötä otetaan käyttöön liukuva työaika ja liukumasaldot. Säännöt voivat esimerkiksi koskea toimistolla vietettävää aikaa tai liukumakattoja.

Työajanseurannan myötä saatetaan myös seurata entistä tarkemmin kohteita, kuten asiakkaita, projekteja ja työvaiheita. Tämä vaatii työnantajalta linjavetoja siitä, miten tarkasti asiat merkitään, saako työntekijä tehdä muutoksia kirjauksiinsa jälkikäteen ja halutaanko esimerkiksi liikkuvassa työssä leimaukselle GPS-koordinaatit.

Olennaista kaikissa säännöissä ja ohjeissa on, että ne tehdään kaikille selväksi. Kun esimerkiksi kaikki työntekijät merkitsevät poissaolot oikein määritetyille päivälajeille, saadaan järjestelmästä niihin liittyvät tiedot oikein.

Tietojen ylläpito ja ajantasaisuus


Työajanseurantajärjestelmä pitää sisällään useita tietoja, jotka vaativat aika-ajoin päivittämistä. Järjestelmään pitää esimerkiksi lisätä uusia käyttäjiä tai uusia kohteita aloitettavien projektien myötä. Näissä on hyvä olla rutiini, jota noudatetaan. Esimerkiksi uuden projektin alkaessa sen tiedot tulisi lisätä jo hieman ennakkoon, jotta kirjaukset saadaan alusta asti kohdistettua oikein.

Hyväksyntä osaksi rutiineja


Hieman ohjelmasta riippuen työajanseurannan kautta on mahdollista hyväksyä mm. työaikakirjauksia, matkalaskuja, sekä lomia ja poissaoloja. Organisaatio voi myös valita itselleen sopivan hyväksyntätavan, eli hyväksytäänkö tunteja yksi- vai kaksiportaisesti. Projekteihin voidaan nimetä myös omat projektijohtajat ja -päälliköt, jolloin heillä on mahdollisuus tarkistaa projektiin liittyviä tunteja.

Kun hyväksyntätapa on valittu, hyviin toimintatapoihin kuuluu myös esimiesten ja muiden hyväksyjien ohjeistus siitä, millä aikataululla ja kriteereillä hyväksynnän tulee tapahtua. Näin työntekijät eivät koe epäreiluutta siinä, millä tavalla lomat hyväksytään tai matkalaskun korvaukset maksetaan tilille.

Hyödynnä raportteja ja reagoi epäkohtiin


Työajanseuranta kerää paljon hyödyllistä tietoa. Johto- ja esimiestasolla on hyvä olla selvyys siitä, mitä raportteja järjestelmästä voi saada ja mitä tietoja sieltä halutaan säännöllisesti seurata. Työajanseurantajärjestelmien raporteissa on eroja, mutta vähimmäisvaatimuksena tulisi yrityksen saada tulostettua lakisääteiset tiedot työajoista.

Monipuolisemmissa ohjelmissa raporttien sisältökin on laajempi. Ne voivat esimerkiksi paljastaa epäkohtia, jotka vaativat toimenpiteitä. Työajanseurannasta voidaan seurata mm. laskutettavan ja ei-laskutettavan työn suhdetta, henkilöresurssien tilannetta sekä ylitöiden ja poissaolojen määrää. Hyviin toimintatapoihin kuuluu pitää näitä olennaisimpia asioita silmällä ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen parantamiseksi.

Lue myös nämä vinkit työajanseurannan käyttöön:
4 syytä, miksi työajanseuranta projekteissa kannattaa
Näin otat työajanseurannan sujuvasti käyttöön
Älä tee näitä virheitä liukuvassa työajassa