0 kommenttia
Tavoitteenamme on kehittää ratkaisuja, joilla asiakkaamme voivat hoitaa työntekijöihinsä liittyvät tehtävät ja velvollisuudet kätevästi. Kehitämmekin Kellokortti.fi-palvelua jatkuvasti asiakkaidemme toiveiden perusteella. Ensi syksynä on luvassa taas muutamia toivottuja uudistuksia, kun julkaisemme uuden HR-ominaisuuden ja loma- ja poissaolohallinta kehittyy entistäkin monipuolisemmaksi.

Kehitämme Kellokortti.fi-palvelua jatkuvasti asiakkaidemme toiveiden perusteella. Ensi syksynä julkaisemme uuden HR-ominaisuuden ja loma- ja poissaolohallinta kehittyy entistäkin monipuolisemmaksi.

Kellokortti.fi HR


Kellokortti.fi-palveluun tuodaan syksyllä uusi HR-ominaisuus tukemaan asiakkaidemme henkilöstöhallinnon prosesseja. Sen avulla voidaan tehostaa henkilöstöhallinnon tehtäviä, tukea esimiestyötä ja kehittää työntekijöiden osaamista suunnitelmallisesti.

Ominaisuus mahdollistaa henkilöstötietojen säilyttämisen tehokkaasti yhdessä paikassa ja tuo mahdollisuuksia mm. henkilöstön osaamisten ja koulutusten hallintaan. Palvelulla voidaan myös kerätä vapaavalintaisia HR-tietoja juuri siinä muodossa kuin itse haluatte.

Henkilöstösi tiedot ovat meillä turvassa ja ominaisuus on yhteensopiva GDPR-asetuksen kanssa. Voit esimerkiksi määrittää rooleilla, kuka pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan näitä HR-tietoja.

Lomat ja poissaolot kehittyy


Tarjoamamme lomasuunnittelu on jo monilla käytössä, mutta kehitämme sitä tällä hetkellä entistäkin paremmaksi. Jatkossa palvelumme avulla voidaan suunnitella lomien lisäksi muutkin poissaolot, kuten koulutukset, työmatkat ja lomarahavapaat. Esimies voi myös hyväksyä kaikki lomat ja poissaolot Kellokortti.fi-palvelun sisällä ja saada entistäkin tarkemman kuvan käytössä olevista resursseista.

Nykyisille lomasuunnittelua käyttäville asiakkaille tämä ei aiheuta toimenpiteitä. Päivitämme laajennetun lomasuunnittelun kaikille ominaisuutta käyttäville automaattisesti syksyn aikana.

Tulevat syksyn uudistukset tekevät Kellokortti.fi-palvelusta entistäkin monipuolisemman ja antavat pohjan hyvän työntekijäkokemuksen luomiselle. Pysyt palvelullamme helposti ajan tasalla henkilöstöhallinnon eri tehtävistä ja voit hoitaa samassa järjestelmässä kaikkia henkilöstöön liittyviä tietoja, työaikakirjauksia, lomia ja poissaoloja, sekä matkalaskuja.

Mikäli haluat ottaa käyttöön uusia ominaisuuksia tai sinulla on niistä lisäkysymyksiä, voit olla yhteydessä meihin myynti@kellokortti.fi.

0 kommenttia
Joustavuus työelämässä liitetään moniin hyötyihin. Sen nähdään lisäävän tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä, sekä vähentävän työpoissaoloja ja henkilökunnan vaihtuvuutta. Monissa ammateissa liukuvan työajan tarjoaminen on enemmän sääntö kuin poikkeus. Työnantajissa on kuitenkin eroja siinä, miten hyvin työajan joustot ja liukumat on toteutettu.

Työnantajissa on eroja siinä, miten hyvin työajan joustot ja liukumat on otettu käyttööm. Puutteita löytyy etenkin suunnittelutyöstä ja työajanseurannasta.

Suunnittele huolella ennen liukumien käyttöönottoa


Yleinen virhe liukuvan työajan toteutuksessa on suunnittelutyön jättäminen hataralle pohjalle. Vuonna 2015 julkaistussa tiedotteessaan AVI kertoi, että työsuojelutarkastuksissa melkein puolella yrityksistä löytyi puutteita liittyen työajan järjestämiseen. Puutteet johtuivat usein siitä, ettei liukuvan työajan reunaehdoista ollut sovittu. Reunaehdoilla tarkoitetaan mm. sitä, mihin aikaan ja miten paljon työntekijä voi liukua, mihin aikaan lepoajat sijoittuvat ja kuinka paljon työtunteja voi kerryttää.

Liukuvassa työajassa sen yksityiskohdista tulisikin sopia työaikalain tarkoittamalla ja työehtosopimuksien mukaisella tavalla. Kun asiakkaamme harkitsevat liukumien käyttöönottoa, suosittelemme yleensä miettimään, missä muodossa liukumat toteutetaan ja mitä ehtoja niille määritetään. Näin varmistetaan, että toimitaan lain vaatimalla tavalla.

Ennen liukumien käyttöönottoa tulisi miettiä vastauksia ainakin seuraaviin kysymyksiin:
  • Mitkä ovat toiminnan tarpeet ja miten ne vaikuttavat liukumiin?Esimerkiksi asiakaspalvelun aukioloajat vaikuttavat vaadittuun kiinteään työaikaan.
  • Onko liukumilla vaikutusta työn laatuun?Yrityksissä halutaan yleensä taata asiakkaille tietty palvelun taso ja laatu. Liukumat tulisi järjestää niin, etteivät nämä kärsi.
  • Sopiiko liukumat kaikille työntekijöille? Joissain tapauksissa tulee miettiä, miten liukumat toimivat tiettyjen työntekijöiden kohdalla. Jos työntekijän työ kärsii liukumien seurauksena, tulee pohtia, kannattaako liukumat tai voidaanko työntekijää tukea jotenkin paremmin.
  • Miten esimiestyö järjestetään? Jos työntekijät ovat toimistolla vaihtelevasti, tulee miettiä, millä tavalla se vaikuttaa esimiestyöhön. Jos esimies on tähän asti pitänyt viikkopalaverin, onko läsnäolo toimistolla silloin pakollinen? Miten sisäinen tiedotus tehdään, kun kaikki eivät ole paikalla samanaikaisesti?
  • Asettaako työehtosopimus määräyksiä liukumille? Liukumissa tulee huomioida mahdolliset työehtosopimuksessa sovitut rajat liukumille.
  • Mitkä säännöt ja reunaehdot liukumille järjestetään? Liukuvan työajan käyttö edellyttää, että siitä on sovittu työnantajan ja työntekijän kesken. Sovittaviin asioihin kuuluu mm. kiinteä työaika, vuorokautinen liukumaraja, liukumasaldon enimmäiskertymä ja -alitus sekä taukojen sijoittuminen päivään (Lisätietoa löydät mm. Työsuojeluhallinnon verkkopalvelusta)
  • Mikä on käytäntö, jolla seurataan työaikaa? Kun lisätään joustoa, vaaditaan usein tapaa valvoa sen oikeudenmukaisuutta. Liukumista sovittaessa tulisikin olla selvää, miten työaikaa ja liukumien kertymistä tullaan seuraamaan.

Yhteenvetona voidaan todeta, että liukuvan työajan järjestäminen yleensä kannattaa sen hyötyjen myötä, mutta työajan järjestämiseen liittyvä pohjatyö on oltava hoidettu kunnolla.

Työajanseurannan vapaus ja vastuu


Toinen yleinen virhe liukumien käyttöönotossa liittyy työajanseurannan tarkkuuteen, mistä AVI löysi samoissa tarkastuksissa ongelmia kolmasosalla yrityksistä. Työaikalaki velvoittaa yrityksiltä työaikakirjanpitoa, eli tehtyjen tuntien ja ylitöiden valvominen on aina työnantajan vastuulla. Puutteellisesta työaikojen valvonnasta ja kirjaamisesta voi saada jopa sakot. Toteutustapa on kuitenkin laissa jätetty vapaaksi ja työelämästä löytyy paljon erilaisia esimerkkejä siitä, miten seuranta on toteutettu (paperilla, Excelillä, järjestelmällä). Jokaisen yrityksen tuleekin pohtia, mikä vaihtoehto on heille sopivin.

Liukumat yleensä lisäävät valvonnan tarvetta ja ne ovatkin yleinen syy, miksi yritykset ottavat yhteyttä meihin Kellokortti.fi-palvelussa. Vaikka joidenkin pienten yritysten tapauksessa on riittänyt, että työnantaja ja työntekijä pitävät paperilla kirjaa tehdyistä tunneista, liukumat tekevät kirjanpidosta nopeasti liian monimutkaisia. Liukumien myötä tullaan tilanteeseen, missä lisääntynyt vapaus tuo lisää vastuuta seurannasta.

Jos etsit joustavaa työajanseurantaa, joka soveltuu eri toimialoille, löydät lisätietoa sivuiltamme www.kellokortti.fi. Pienemmille yrityksille suosittelemme Kellokortti.fi MINI -palvelua, jossa työtunteja ja liukumia voidaan seurata helposti tietokoneella ja mobiilisti: www.kellokortti.fi/mini.

0 kommenttia
Palkanlaskennan rutiinitöiden ei tarvitse olla enää aikaa vieviä ja turhauttavia. Kellokortti.fi-palvelun Työaikatulkilla voidaan automatisoida monia palkanlaskentaan liittyviä rutiineja. Tulkinta rakennetaan aina yrityskohtaisesti, joten sillä voidaan joustavasti vastata erilaisten yritysten tarpeisiin.

Koska ratkaisuja on melkein yhtä monia kuin yrityksiäkin, aina ei ole helppoa hahmottaa, millaisia mahdollisuuksia tulkinnassa on. Yritämmekin tässä blogissa avata erilaisia asioita, joita Työaikatulkilla voidaan muodostaa ja mitä hyötyä tulkinnasta on.

Työaikatulkilla lasket ylityöt ja palkanlisät helposti osana työajanseurantaa

Mitä asioita Työaikatulkilla voidaan automatisoida?


Kellokortti.fi-palveluun rakennetulla tulkinnalla voidaan laskea mm. vuorokausi-, viikko- ja jaksoylityöt sekä palkanlisät vaivattomasti. Sen pohjana toimii yrityksen omat maksuperusteet eli joko työehtosopimus tai paikalliset sopimukset.

Esimerkkejä tulkinnalla muodostettavista asioista:
  • Säännöllisen työajan tunnit
    • Esim. maanantaista perjantaihin 8 h päivässä ja lisäksi viikonloppuna, mikäli 40 h viikkotyöaikaa ei ole vielä täyttynyt.
  • Vuorokausi- ja viikkoylityöt
    • Esim. vuorokautinen 50 % ylityö päivän työtunneista 8-10 sekä vuorokautinen 100 % ylityö 10 h ylittävistä työtunneista tai viikkoylityö, kun viikon säännöllinen työaika on jo tehty.• Jakson ylityöt Esim. kolmen viikon jaksolta voidaan suunnitellun työajan ylittäviltä tunneilta muodostaa ylityötunteja.
  • Vuorotyölisät
    • Esim. iltavuorolle kirjatuilta tunneilta voidaan muodostaa erillistä iltavuorolisää.
  • Ilta- ja yötyökorvaukset
    • Erilaisia kellonaikaan perustuvia lisiä, esim. iltatyölisä klo 18-22 ja yötyölisä 22-06.
  • Arkipyhäkorvaukset
    • Esim. itsenäisyyspäivältä voidaan automaattisesti muodostaa itsenäisyyspäivän palkkaa muodostavat tunnit, vaikka henkilö ei olisi tehnyt kirjauksia kyseiselle päivälle.
  • Poissaoloihin ja lomiin liittyvät tapahtumat
    • Esim. sairauspoissaolojen tunnit tai lomapäivien lukumäärä.
  • Lisäominaisuuksia raportointiin
    • Esim. monipuolisempi raportti tunti- ja päivälajeista, jota voi tarkastella henkilöittäin tai ryhmittäin.
  • Liukumien kertyminen erilaisin korotuksin
    • Esim. viikonloppuna tai tiettynä kellonaikana liukumat suuremmilla kertoimilla.
  • Erilaisten lisäkorvausten muodostaminen ehtojen mukaan
    • Esim. ateriakorvaukset tietyn mittaisista päivistä

Työaikatulkinta kohdistetaan työaikaryhmälle ja tarvittaessa yrityksen käytössä voi olla monia erilaisia tulkintoja. Yritykselle voidaan esimerkiksi toteuttaa kaksi tulkkisäännöstöä, joista toinen on viikko- ja toinen jaksotyöaikaa tekevälle ryhmälle.

Ennen tulkkiprojektia on hyvä pohtia, mitä eri asioita tulkinnalla halutaan saavuttaa. Asiantuntijamme auttavat niiden perusteella rajaamaan projektille tavoitteet ja antavat tukea määritysten tekoon.

Miksi ja milloin Työaikatulkki kannattaa toteuttaa?


Työaikatulkinta on kannattava ratkaisu, kun halutaan säästää aikaa rutiininomaisilta laskennoilta ja tallettamisilta. Tulkki maksaa itsensä takaisin vapauttamalla henkilötyötunnit muuhun käyttöön.

Työaikatulkin käyttöönottoon on monia syitä:
  • Työaikatulkilla voidaan automatisoida palkanlaskennan rutiinit, joten tarvetta manuaaliselle palkkatapahtumien kirjaukselle ei enää ole. Tämä säästää aikaa, rahaa ja hermoja sekä vähentää virheitä palkanlaskennassa.
  • Sähköisesti hyväksytyt palkkatapahtumat on helppo tulostaa palkkatapahtumayhteenvetona ja siirtää suoraan palkanlaskentaohjelmaan rajapinnalla.
  • Tulkilla voidaan perusjärjestelmää kattavammin mm. luoda sääntöjä aikapankkiin (esim. ylityöpankki) vietäville tunneille.
  • Palkansaajille voidaan tarvittaessa näyttää esim. Kellokortin helppolukuiselta kalenterinäkymältä, miltä tunneilta mitäkin palkanlisiä on muodostunut.
  • Työaikatulkin muodostamia palkkatapahtumia voidaan raportoida palkkalajikohtaisesti, jolloin esimerkiksi ylitöiden määrää voidaan seurata helposti.

Nyrkkisääntönä voidaan myös sanoa, että mitä isompi yritys, sen isommat hyödyt Työaikatulkista on. Manuaalisen työn vähentyessä jokaisen työntekijän kohdalla säästetään aikaa ja rahaa kuukausittain.

Lisäksi Työaikatulkki on erinomainen ratkaisu esimerkiksi silloin, kun yrityksessä tehdään säännöllisesti ylitöitä tai maksetaan kellonaikaan perustuvia lisiä. Näissäkin tapauksissa konkreettisia säästöjä kertyy nopeasti.

Pohditko sopisiko Työaikatulkki teille? Lisätietoja löydät osoitteesta https://www.kellokortti.fi/tyoaikatulkilla-palkat-automaattisesti ja voit myös olla yhteydessä myyntiimme myynti@kellokortti.fi.

0 kommenttia
Useat pienet yritykset ovat lähestyneet meitä toiveilla erillisestä versiosta, jolla voisivat seurata työtunteja helposti ja edullisesti. Päätimme kehittää Kellokortti.fi MINI -palvelun, joka on kevennetty versio työajanseurantajärjestelmästämme ja suunniteltu erityisesti pienimpien yritysten tarpeisiin. Sen avulla yritykset voivat seurata työaikaa, kohdistaa tunnit projekteille ja tehdä matkalaskut vaivattomasti.

Milloin Kellokortti.fi MINI on oikea ratkaisu yrityksellesi?
  • Yrityksessäsi on alle 15 henkeä töissä
  • Haluatte täyttää Työaikalain asettaman velvollisuuden seurata työaikaa ja paperit ja Excelit eivät enää riitä yrityksenne tarpeisiin
  • Etsitte helppokäyttöistä ja edullista ratkaisua työajanseurantaan
  • Haluatte seurata työaikaa tietokoneella tai matkapuhelimella, eikä kiinteälle leimauspäätteelle ole tarvetta
  • Ylityölaskentaa ei tarvita, vaan pelkkä liukumien seuraaminen riittää

Kellokortti.fi MINI -palveluun on myös saatavilla matkalaskuominaisuus, jonka avulla pienetkin yritykset saavat sähköistettyä matkalaskunsa helposti. Sen automaattisen päivärahalaskennan ja kilometrikorvausten ansiosta matkalaskut saadaan nopeasti hyväksyttäväksi ja seuraavaan palkanmaksuun.

Suuremmille yrityksille paras ratkaisu on edelleen Kellokortti.fi PRO -palvelumme, jonka monipuoliset ominaisuudet taipuvat vaativampiinkin työajanseurannan tarpeisiin. Voit tutustua Kellokortti.fi-palvelun molempiin versioihin ja niiden ominaisuuksiin ominaisuusvertailusta ja tutkia kumpi vastaa yrityksenne tarpeita paremmin.

Kellokortti.fi MINI -palvelulla hoidat mikroyritysten työajanseurannan vaivattomasti ja edullisesti

Kiinnostuitko? Kellokortti.fi MINI palvelusta on saatavilla 14 päivän maksuton koekäyttö. Aloita se täältä >>

0 kommenttia
Matkalaskut liitetään monesti muistoihin pitkistä ja epäselvistä lomakkeista ja hävinneistä kuiteista. Monissa yrityksissä matkakulujen käsittelyyn käytetään edelleen niin paljon eri henkilöiden aikaa, että yksittäisen matkalaskun käsittelykustannukset voivat nousta jopa kymmeniin euroihin. Asian voi kuitenkin hoitaa paljon helpommin niin matkalaskun tekijän kuin hyväksyjänkin kannalta, kun käytössä on kunnollinen matkalaskuohjelma.

Matkalaskut mielletään usein vaikeiksi ja työläiksi tehdä. Ne voi kuitenkin hoitaa helpostikin.

Matkalaskujen tekeminen voi olla myös helppoa


Matkalaskun täyttäminen tulee aina olemaan työntekijälle se pakollinen paha, joka pitää hoitaa pois alta, jotta matkalla käytetyt rahat tulevat takaisin tilille. Mitä kätevämmin ja nopeammin sen voi hoitaa, sen parempi.

Matkalaskujen hoitaminen sähköisesti tuo matkustajalle monia hyötyjä, joista suurin osa liittyy paperi- ja pdf-lomakkeita helpompaan käytettävyyteen:
  • Päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset lasketaan automaattisesti, mikä säästää matkalaskun tekemiseen käytettyä aikaa ja vähentää virheitä.
  • Pitkät lomakkeet ja niiden skannailut voi siirtää historiaan. Matkakulujen kirjaus tapahtuu helposti tietokoneella tai matkan aikana omalla puhelimella.
  • Matkustaja voi tehdä kirjaukset heti, kun kulu on syntynyt ja täydentää matkalaskua matkan edetessä. Näin matkakulut ovat oikein ja ne siirtyvät heti seuraavaan palkanmaksuun.
  • Tiedot matkalaskuista ja kuiteista löytyy kootusti yhdestä paikasta. Matkalaskun tekijä näkee kattavan raportin omista tiedoistaan, eli tarkistaa mitä kuluja kultakin matkalta tuli, mitä päivärahoja on maksettu ja miten matkalaskun käsittely on edennyt.

Matkalaskujen sähköistäminen kannattaa usein jo pienilläkin yrityksillä


Matkalaskujen käsittelyn tulisi olla kevyt ja helppo osa yrityksen prosesseja. Parhaiten tämä onnistuu helppokäyttöisellä matkalaskupalvelulla, johon kaikki tarpeellinen tieto keskitetään. Moni pienistä ja keskisuurista yrityksistä sinnittelee edelleen vanhoilla lomakkeilla, vaikka sähköistämisellä saataisiin merkittäviä säästöjä ajallisesti ja rahallisesti.

Yritykselle ja hyväksyjälle matkalaskut tuovat säästöjä ja helpotusta työkuormaan:
  • Sähköisen matkalaskun käyttöönotosta tulee huomattavia kustannusetuja, kun matkalaskujen tekoon käytetty aika ja manuaalinen työ vähenee.
  • Päivärahojen, ateriakorvausten ja kilometrikorvausten kulut voidaan tarvittaessa kohdistaa tiettyyn asiakkaaseen tai projektiin, jolloin ne siirtyvät työaikatietojen kanssa laskutukseen ja palkanlaskentaan.
  • Matkalaskujen hyväksyntä helpottuu, sillä siitä tulee joustavampaa ja ajasta ja paikasta riippumatonta. Hyväksyjä näkee kaikki matkoihin tai projekteille kirjatut kulut samasta paikasta, eli hyväksynnän voi tehdä entistä nopeammin.
  • Yrityksessä voidaan helposti analysoida matkustamiseen liittyvää tietoa, kun se löytyy yhdestä paikasta.
Matkalaskuohjelmien suhteen yrityksillä on erilaisia vaihtoehtoja. Esimerkiksi meillä matkalaskut voidaan tehdä samassa palvelussa kuin muu työajanseuranta, eli palkanlaskentaa voidaan lähettää koostetusti kaikki tiedot työajoista ja matkoista. Toisaalta löytyy myös pelkkiin matkalaskuihin keskittyneitä ohjelmia ja myös me tarjoamme mahdollisuuden ottaa käyttöön pelkät matkalaskut.

Kellokortti.fi matkalasku on uudistunut


Kuten uutisoimme viime kuussa, olemme tehneet uudistuksia matkalaskuumme ja se palvelee asiakkaidemme tarpeita entistä paremmin.

Haluatteko kokeilla uutta matkalaskua? Mikäli olet jo asiakkaamme, olethan yhteydessä tukipalveluun vaihtaaksesi versiosta toiseen tai aktivoidaksesi matkalasku-ominaisuuden käyttöönne : tuki@kellokortti.fi. Matkalasku-ominaisuuden käyttöönotto asiakkaillemme pitää sisällään mm. matkakuluryhmien ja matkakulujen perustamisen ja sen hinta on 120€.

Mikäli et ole vielä Kellokortti.fi-palvelun asiakas, olethan yhteydessä myyntiimme kuullaksesi lisää: myynti@kellokortti.fi.

Lue lisää matkalaskupalvelustamme