0 kommenttia

Työajanseuranta on Suomessa lakisääteistä. Työaikakirjanpidon tekninen toteutus on kuitenkin pitkälti työnantajan päätettävissä. Monipuolisen järjestelmän hankintaa aletaan yleensä viimeistään harkitsemaan, kun henkilömäärä lähenee kymmentä. Silloinkin törmätään valintoihin, koska monet työajanseurantajärjestelmät ovat räätälöitävissä asiakkaan tarpeisiin ja yrityksen kannalta on tärkeää löytää juuri se oikea vaihtoehto.

Tarpeet vaihtelevat monesti yrityksen toimialan ja koon mukaan. Joissain ammateissa projektien ja kohteiden seuranta on tärkeää. Liikkuvassa työssä kaivataan joustavia leimaustapoja ja toisaalta rakennustyömaalla vaaditaan kovaakin säätä kestäviä leimauslaitteita. Mitä isompi yritys, sen useammin kaivataan montaa eri TES-tulkintaa ja integraatioita palkanlaskentaan.

Tässä blogissa vastaamme meiltä useasti kysyttyyn kysymykseen: Mitä kaikkia ominaisuuksia työajanseurantajärjestelmään voidaan ja kannattaa valita?

Valitsemalla oikeat lisäominaisuudet työajanseurantajärjestelmään saat juuri yrityksellesi sopivan järjestelmän

Valitse käytettävät leimaustavat

Työaikaleimaukset voi tehdä monella eri tavalla. Järjestelmästä riippuen voit yleensä päättää käytetäänkö leimaukseen erillistä leimauslaitetta, puhelinta, tietokonetta – vai kaikkia edellä mainittuja yhdessä.

Silloin kun työ tehdään yhdessä paikassa, on perinteinen leimauslaite useimmiten kustannustehokkain ja suosituin tapa seurata työaikaa. Leimauslaitteen voi esimerkiksi meillä valita kolmesta eri vaihtoehdosta: sisätiloihin soveltuvasta kosketusnäytöllisestä mallista, rakennustyömaille suunnitellusta yksinkertaisemmasta ja säänkestävästä laitteesta, tai Android-puhelimesta leimauslaitteena. Voit tarkemmin tutustua ja tehdä vertailua malleista täältä.

Liikkuvaa työtä tekeville suosittelemme yleensä mobiilikäyttöä. Puhelimen etu leimauslaitteeseen verrattuna on sen saavutettavuus. Työaikoja pääsee kirjaamaan puhelimen selaimella tai iOS- ja Android-sovelluksilla. Joillain aloilla on tärkeää varmistaa, että työt on tehty oikeassa paikassa. Mobiilikäytössä työaikakirjaukselle on mahdollista saada GPS-koordinaatit ja leimauksen lähiosoitteen.

Kolmas vaihtoehto on tietokoneella tapahtuva työajanseuranta. Monipuolisessa internetselaimessa toimivassa käyttöliittymässä työaikakirjauksia voidaan korjata, täydentää ja poistaa joustavasti. Tämä on hyvä vaihtoehto esimerkiksi monelle toimistotyötä tekevälle, sillä pääsy tietokoneelle on aina mahdollista.

Erilaisia toimintatapoja on mahdollista myös yhdistää ja käyttää ristiin. Samassa organisaatiossa voi olla sekä leimauslaitteen että mobiilin seurannan käyttäjiä ja leimaustapoja voi lisätä käyttäjille helposti.

Lisäominaisuus: Lomasuunnittelu ja poissaolot

Mitä isompi organisaatio, sen hankalammaksi tulee hallita poissaoloja ja suunnitella lomia. Kellokortti.fi-palvelun yksi suosittu lisäominaisuus on selkeä ja kätevä kalenterinäkymä, jossa lomat ja muut poissaolot suunnitellaan ja hyväksytään. Järjestelmä osaa lomapäiväsäännöt ja huolehtii lomapäivien riittävyydestä, jolloin suunnittelu ja hyväksyntä on vaivatonta kaikille osapuolille. Ei olekaan ihme, että yrityksen kasvaessa monet haluavat ominaisuuden käyttöön.

Lisäominaisuus: Matkalaskut ja kuluseuranta

On monia yrityksiä ja toimialoja, joissa työmatkat ja niihin liittyvät matkalaskut ovat arkea. Perinteisesti näissä yrityksissä matkakulujen käsittelyyn käytetään niin paljon aikaa, että yksittäisen matkalaskun käsittelykustannukset voivat nousta kymmeniin euroihin. Mitä enemmän matkoja yrityksen sisällä tehdään, sitä enemmän suosittelemme matkalaskujen ja niihin liittyvien kulujen sähköistämistä. Tällä lisäosalla kuitit saa helposti kohdistettua oikeisiin kuluihin ja päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset lasketaan automaattisesti. Matkalaskut saa myös helposti toimitettua palkanlaskentaan.

Optio: TES-tulkinta työaikatulkilla

Työaikatulkki on Kellokortti.fi-palvelun lisäominaisuus yrityksille, jotka haluavat automatisoida palkanlaskentaan liittyvää rutiinityötä. Työaikatulkinta perustuu yrityskohtaisesti rakennettavaan säännöstöön, joka rakennetaan palkanlaskennan perusteiden pohjalta. Yritykselle voidaan rakentaa useita tulkintoja tarpeista riippuen ja jokaiselle työaikaryhmälle voidaan määrittää erikseen, mitä säännöstä käytetään. Kun säännöstö on kertaalleen rakennettu, tulkinta on automaattista. Työaikakalenterin kirjauksista muodostuu tulkkisääntöjen mukaisesti oikea määrä palkkatapahtumia (työaika, ylityöt ja lisät), jotka voidaan suoraan siirtää palkanlaskentaan. Tämä vaihtoehto on suosittu erityisesti yrityksissä, joissa kertyy paljon ylitöitä ja niihin liittyvää laskentaa halutaan keventää.

Optio: Integraatiot palkanlaskentaan tai muihin järjestelmiin

Integraatio olemassa oleviin järjestelmiin on monesti haluttu ominaisuus, sillä niillä säästetään työaikaa syöttämällä tieto vain yhteen paikkaan. Tavallisimmin työajanseurannan integrointi tehdään palkanlaskenta-, hr-, projekti tai tuotannonohjausjärjestelmään. Integrointien laajuus ja määrä riippuu yrityksen nykyisistä järjestelmistä ja tarpeista. Lisää integrointimahdollisuuksista voit lukea täältä.

Suhteuta järjestelmä yrityksen tarpeisiin

Yhteenvetona voisi sanoa, että järjestelmän ominaisuudet kannattaa suhteuttaa yrityksen tarpeisiin. Työajanseurantaa voi toteuttaa myös paperilla ja Excelillä ja kaikkein pienimmissä yrityksissä ne voivat vielä jotenkin toimia. Mitä enemmän henkilöitä on töissä, sen enemmän järjestelmän käyttöönotto säästää aikaa, rahaa ja vaivaa.

Pienimmillä yrityksillä (1-10) riittää yleensä ominaisuuksiltaan kevyempi palvelu. Olemme lähiaikoina julkaisemassa Työtunnit.fi -palvelun, joka soveltuu näille yrityksille työtuntien kirjaamiseen ja kohdistamiseen projekteille.

Kellokortti.fi-palvelullamme on yli 650 asiakasyritystä eri toimialoilta ja kokoluokista. Palvelu on parhaimmillaan yli 10 hengen yrityksille. Kellokortti.fi on oikea ratkaisu myös hieman pienemmille yrityksille (5-10), joilla on tarvetta sen monille lisäominaisuuksille kuten lomasuunnittelulle ja matka- ja kululaskuille. Kellokortti.fi on myös erittäin skaalautuva, eli siihen on helppo tuoda uusia työntekijöitä yrityksen kasvaessa ja ottaa käyttöön uusia lisäomaisuuksia tarpeiden muuttuessa.

Kiinnostuitko? Voit laskea tarjouksen itsellesi Hinnat-sivultamme tai varata kanssamme etädemon keskustellaksesi lisää.

Varaa etädemo

0 kommenttia

Helppokäyttöinen ja toimiva työajanseurantajärjestelmä tehostaa työntekoa monella tavalla. Sen avulla esimerkiksi prosessien ja kustannusten seuraaminen on helppoa ja ajantasaista.

Lue lisää kirjoittamastamme oppaasta!

Kirjoitimme oppaan, jossa kerromme nykyaikaisen työjanseurantajärjestelmän tarjoamista monipuolisista eduista. Lataa opas ilmaiseksi käyttöösi alla olevasta linkistä!

» Lataa ilmainen opas

0 kommenttia

Leimauslaitteella tehtävä työajanseuranta koetaan usein vanhentuneena ja hankalana tapa seurata työaikaa. Vanhat laitteet sopivatkin lähinnä tehdas- tai toimistotyötä yhdessä paikassa tekeville työntekijöille. Laitteiden edut olivat myös aika pienet, ominaisuudet rajoittuivat lähinnä “kyttäykseen”.

a8-leimauslaiteNykyaikaiset työajanseurantalaitteet ovat kuitenkin helppoja ja nopeita käyttää. Ne kytketään järjestelmään verkkoyhteydellä tai matkapuhelinverkon kautta, jolloin laitteita voi käyttää missä tahansa. Monipuoliseen työajanseurantaratkaisuun liitettynä laitteen käytöstä on oikeasti hyötyä ja sillä voidaan säästää kustannuksissa merkittävästi.

  • Leimaukset tehdään aina oikeassa paikassa
  • Työaika alkaa sovitussa paikassa
  • Leimaus on helppo ja nopea eikä vaadi tunnuksia tai salasanoja
  • Leimaus on helppo muistaa jos laite on oikein sijoitettu
  • Leimauksen teko ei edellytä työntekijöiltä sopivia puhelimia
  • Laitteen käyttö ei yleensä vaadi koulutusta

Tietokoneella tai mobiilisti

Vaikka leimauslaitteita käytetäänkin edelleen eniten, on työajanseuranta tietokoneella ja matkapuhelimella yleistynyt viime vuosien aikana merkittävästi. Nämä uudet tavat toimia mahdollistavat työajanseurannan myös sellaisissa työtehtävissä, joissa se ei ennen ole ollut mahdollista (esim. myynti- tai asennustyöt).

  • Sopii myös liikkuville työntekijöille
  • Ei vaadi erillisiä laitteita - pienemmät hankintakustannukset
  • Työ on helppo kohdistaa esim. työtehtävälle tai asiakkaalle => kerätään tietoa sisäiseen laskentaan tai laskutukseen
  • Sopii myös etätyön seurantaan
  • Mahdollistaa GPS-pohjaisen paikkatiedon keräämisen

Sekakäytöllä tehokkuutta

Erilaisia toimintatapoja on mahdollista myös yhdistää. Samassa organisaatiossa voi olla sekä leimauslaitteen että mobiilin seurannan käyttäjiä. Eri tapoja voi käyttää myös ristiin vaikka saman päivän aikana. Eli on mahdollista leimata aamulla sisään käyttämällä kiinteää leimauslaitetta ja hoitaa päivän muut leimaukset mobiilisti vaikkapa asiakaskäynnillä. Usein yhdistelmä onkin tehokkain tapa toimia.

Ota yhteyttä niin mietitään, mikä toimii teillä parhaiten!

0 kommenttia

Työajanseuranta on Suomessa lakisääteistä. Työaikalain pykälässä 37 säädetään, että

"Työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kirjanpitoon on merkittävä joko säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat" .

checkTyöajanseuranta on siis pakollista kaikille työntekijöille, myös kuukausipalkkaisille (poislukien johtavassa asemassa olevat ja tietyt etätyötä tekevät ryhmät). Laki ei ota tarkemmin kantaa työaikakirjanpidon tekniseen toteutukseen, kunhan vaaditut tiedot löytyvät ja ovat työantajan, työntekijöiden ja työsuojelutarkastajan käytettävissä vaadittaessa. Tiedot pitää säilyttää vähintään kanneajan keston (2 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt).

Työaikakirjanpidon puuttuminen voi johtaa työantajan tai hänen edustajansa rankaisemiseen (sakko työaikarikkomuksesta). Lisäksi puuttuvasta työajanseurannasta voi riitatilanteissa (työsuhteen päättyminen) olla merkittävää haittaa kun esimerkiksi ylityökorvaukset maksetaan työntekijän omien selvitysten perusteella (eikä hyväksytyn työaikakirjanpidon).

Työaikakirjanpidon toteutustapoja on monia.

  • Palkanlaskennan osana
  • Paperilla
  • Excelissä
  • Työajanseurantajärjestelmässä


Toimivalla työajanseurantajärjestelmällä saavutetaan merkittäviä ja rahassa mitattavia etuja muihin malleihin verrattuna:

  1. Automatisoitu palkanlaskenta (mm. TES-tulkinta)
    1. Tieto syötetään vain kerran => virheet vähenevät ja aikaa säästyy tuottavampaan toimintaan
    2. Perustyöaika, lisät, ylityöt automaattisesti => säästää aikaa etenkin tuntipalkkaisten palkanlaskennassa
    3. Työaikapankin käyttöönotto = > lisää joustavuutta toimintaan
  2. Tarkka kustannusseuranta (työaikojen kohdistus kustannuspaikoille, projekteille, työvaiheille)
    1. Turhat työvaiheet pois => työn tehostuminen
    2. Tehollisen työajan, luppoajan ja taukojen seuranta
    3. Projektiraportit => tuotannon suunnittelu ja hinnoittelu helpottuu
  3. Työilmapiirin parantaminen
    1. Palkka tehdystä työstä - reilu peli molemmin puolin
    2. Kahvi- ja tupakkataukojen "kyttäys" vähenee, työajanseuranta on sama kaikille
  4. Laskutusasteen nosto
    1. Kaikki tunnit työajanseurantaan
    2. Laskutettavien ja ei-laskutettavien tuntien tarkka seuranta
    3. Selkeät raportit, joiden perusteella päästään kiinni laskuttamattomuuden syihin
    4. Pienetkin tehtävät saadaan helposti kerättyä laskulle - pienistä puroista….
  5. Esimiestyön tehostuminen
    1. Saldojen seuranta - esimiehen vastuulla työssä jaksaminen
    2. Ajantasainen poissaolojen seuranta
    3. Ongelmatilanteisiin voidaan puuttua heti
    4. Resursointi helpompaa kun tulevat poissaolot ovat tiedossa


Heräsikö kysymyksiä tai ajatuksia? Ole yhteydessä - mietitään yhdessä!

Jani Tohmo
Toimitusjohtaja
Aacon Oy - Kellokortti.fi