0 kommenttia
Kokoukset, sähköpostit, nopeat korjaukset… Tuleeko kaikista projektiin liittyvistä osa-alueista pidettyä kirjaa? Monissa yrityksissä työajanseurantaa tehdään vain päätasolla. Tarkka työajanseuranta on kuitenkin kannattavampi ratkaisu, koska sillä voidaan parantaa mm. projektien suunnittelua, hinnoittelua ja asiakaslaskutusta.

Tarkka työajanseuranta kannattaa projekteissa, koska sillä voidaan parantaa mm. projektien suunnittelua, hinnoittelua ja asiakaslaskutusta.

Työtuntien kohdistaminen ja hyväksyminen onnistuu kätevämmin


Työajanseuranta tekee työtunneista monin tavoin läpinäkyvämpiä. Projektien kohdalla työajanseuranta pitää huolta sekä lakisääteisistä velvoitteista että mahdollistaa tehdyn työn kohdistamisen.

Tunnit voidaan kohdistaa mm. asiakaskohtaisesti, projektikohtaisesti, kustannuspaikkakohtaisesti tai työvaihekohtaisesti. Tarvittaessa kohdeseurantaa voidaan tehdä myös usealla eri tasolla, eli voidaan esimerkiksi seurata asiakasta X ja asiakkaaseen liittyen eri työvaiheisiin käytettyä aikaa.

Mitä tarkemmaksi kohdistus rakennetaan, sen paremmin nähdään, kuinka paljon aikaa on kulutettu eri tehtäviin. Työajanseuranta on myös hyödyllinen erimielisyyksissä, sillä sen tietoihin voidaan aina palata. Käyttöön voidaan ottaa myös työaikakirjauksien hyväksyntä, jossa esimies tai projektipäällikkö kuittaa tunnit oikein kirjatuksi ja lähetettäväksi laskutukseen.

Projektien asiakaslaskutus tarkemmaksi työajanseurannalla


Erään yhdysvaltalaisen tutkimuksen mukaan jopa 38% potentiaalisista laskutettavista tunneista häviää, koska työtunteja ei seurata kunnolla. Koska kunnollisella työajanseurannalla saadaan tietoa kaikista projektin vaiheista ja niihin käytetystä ajasta, voidaan asiakasta laskuttaa tarkemmin tehdystä työstä.

Työajanseurannasta nähdään myös laskutettavan ja ei-laskutettavan työn suhde. Esimerkiksi joitain projekteja varten saatetaan joutua kouluttamaan lisää henkilökuntaa tai opiskelemaan uutta teknologiaa ja tätä työtä ei voida suoraan laskuttaa asiakkaalta. Työajanseurannalla pystytäänkin arvioimaan projektien kannattavuutta kokonaisuudessaan.

Työajanseuranta on myös asiakkaan etu, sillä se tekee käytettyjen työtuntien määrän läpinäkyvämmäksi. Asiakas tietää tarkasti, mistä maksaa.

Projektiraportit toimivat suunnittelun tukena


Työajanseuranta muodostaa kerätyistä tiedoista myös hyödyllisiä projektiraportteja, jotka helpottavat nykyisten ja tulevien projektien suunnittelua ja hinnoittelua.

Projektiraportit antavat johdolle mm. realistisen kuvan ajankäytön jakautumisesta ja siitä, kuinka paljon eri työtehtäviin tai vaiheisiin kuluu aikaa. Kerättyjen tietojen avulla projektien aikatauluja on helpompi suunnitella. Projektien kesto vaikuttaa myös olennaisesti hinnoitteluun, joten mitä enemmän ja tarkemmin tietoa on kerätty, sen helpommaksi hinnoittelu muodostuu.

Esimerkkejä Kellokortti.fi-palvelun tarjoamista raporteista löydät täältä.

Työhyvinvointi saadaan paremmin seurantaan


Työajanseurantaan liittyy myös olennaisesti työhyvinvoinnin ja työsuojelun näkökulma. Projektityö voi olla kuormittavaa ja työtunnit usein venyvät määräaikojen lähestyessä. Työajanseuranta antaa mahdollisuudet tilanteen seuraamiseen.

Työajanseurannasta esimies saa selkeämmän kuvan työkuormasta ja lisäresurssien tarpeesta. Hän voi esimerkiksi reagoida, mikäli sairaspoissaolot tai ylitöiden määrä kasvaa liikaa. Reagoimalla ajoissa ongelmiin voidaan myös helpottaa aikatauluissa pysymistä.

Tarkka työajanseuranta projekteissa siis kannattaa niin yrityksen, sen työntekijöiden kuin asiakkaidenkin kannalta. Sattumanvaraisella tai liian suuripiirteisellä työtuntien listaamisella konkreettisia hyötyjä harvoin saavutetaan.

Voit tutustua Kellokortti.fi-palveluun ja työajanseurannan moniin hyötyihin ja ominaisuuksiin sivuiltamme.

Kommentoi