0 kommenttia
Matkalaskut liitetään monesti muistoihin pitkistä ja epäselvistä lomakkeista ja hävinneistä kuiteista. Monissa yrityksissä matkakulujen käsittelyyn käytetään edelleen niin paljon eri henkilöiden aikaa, että yksittäisen matkalaskun käsittelykustannukset voivat nousta jopa kymmeniin euroihin. Asian voi kuitenkin hoitaa paljon helpommin niin matkalaskun tekijän kuin hyväksyjänkin kannalta, kun käytössä on kunnollinen matkalaskuohjelma.

Matkalaskut mielletään usein vaikeiksi ja työläiksi tehdä. Ne voi kuitenkin hoitaa helpostikin.

Matkalaskujen tekeminen voi olla myös helppoa


Matkalaskun täyttäminen tulee aina olemaan työntekijälle se pakollinen paha, joka pitää hoitaa pois alta, jotta matkalla käytetyt rahat tulevat takaisin tilille. Mitä kätevämmin ja nopeammin sen voi hoitaa, sen parempi.

Matkalaskujen hoitaminen sähköisesti tuo matkustajalle monia hyötyjä, joista suurin osa liittyy paperi- ja pdf-lomakkeita helpompaan käytettävyyteen:
  • Päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset lasketaan automaattisesti, mikä säästää matkalaskun tekemiseen käytettyä aikaa ja vähentää virheitä.
  • Pitkät lomakkeet ja niiden skannailut voi siirtää historiaan. Matkakulujen kirjaus tapahtuu helposti tietokoneella tai matkan aikana omalla puhelimella.
  • Matkustaja voi tehdä kirjaukset heti, kun kulu on syntynyt ja täydentää matkalaskua matkan edetessä. Näin matkakulut ovat oikein ja ne siirtyvät heti seuraavaan palkanmaksuun.
  • Tiedot matkalaskuista ja kuiteista löytyy kootusti yhdestä paikasta. Matkalaskun tekijä näkee kattavan raportin omista tiedoistaan, eli tarkistaa mitä kuluja kultakin matkalta tuli, mitä päivärahoja on maksettu ja miten matkalaskun käsittely on edennyt.

Matkalaskujen sähköistäminen kannattaa usein jo pienilläkin yrityksillä


Matkalaskujen käsittelyn tulisi olla kevyt ja helppo osa yrityksen prosesseja. Parhaiten tämä onnistuu helppokäyttöisellä matkalaskupalvelulla, johon kaikki tarpeellinen tieto keskitetään. Moni pienistä ja keskisuurista yrityksistä sinnittelee edelleen vanhoilla lomakkeilla, vaikka sähköistämisellä saataisiin merkittäviä säästöjä ajallisesti ja rahallisesti.

Yritykselle ja hyväksyjälle matkalaskut tuovat säästöjä ja helpotusta työkuormaan:
  • Sähköisen matkalaskun käyttöönotosta tulee huomattavia kustannusetuja, kun matkalaskujen tekoon käytetty aika ja manuaalinen työ vähenee.
  • Päivärahojen, ateriakorvausten ja kilometrikorvausten kulut voidaan tarvittaessa kohdistaa tiettyyn asiakkaaseen tai projektiin, jolloin ne siirtyvät työaikatietojen kanssa laskutukseen ja palkanlaskentaan.
  • Matkalaskujen hyväksyntä helpottuu, sillä siitä tulee joustavampaa ja ajasta ja paikasta riippumatonta. Hyväksyjä näkee kaikki matkoihin tai projekteille kirjatut kulut samasta paikasta, eli hyväksynnän voi tehdä entistä nopeammin.
  • Yrityksessä voidaan helposti analysoida matkustamiseen liittyvää tietoa, kun se löytyy yhdestä paikasta.
Matkalaskuohjelmien suhteen yrityksillä on erilaisia vaihtoehtoja. Esimerkiksi meillä matkalaskut voidaan tehdä samassa palvelussa kuin muu työajanseuranta, eli palkanlaskentaa voidaan lähettää koostetusti kaikki tiedot työajoista ja matkoista. Toisaalta löytyy myös pelkkiin matkalaskuihin keskittyneitä ohjelmia ja myös me tarjoamme mahdollisuuden ottaa käyttöön pelkät matkalaskut.

Kellokortti.fi matkalasku on uudistunut


Kuten uutisoimme viime kuussa, olemme tehneet uudistuksia matkalaskuumme ja se palvelee asiakkaidemme tarpeita entistä paremmin.

Haluatteko kokeilla uutta matkalaskua? Mikäli olet jo asiakkaamme, olethan yhteydessä tukipalveluun vaihtaaksesi versiosta toiseen tai aktivoidaksesi matkalasku-ominaisuuden käyttöönne : tuki@kellokortti.fi. Matkalasku-ominaisuuden käyttöönotto asiakkaillemme pitää sisällään mm. matkakuluryhmien ja matkakulujen perustamisen ja sen hinta on 120€.

Mikäli et ole vielä Kellokortti.fi-palvelun asiakas, olethan yhteydessä myyntiimme kuullaksesi lisää: myynti@kellokortti.fi.

Lue lisää matkalaskupalvelustamme

Kommentoi