0 kommenttia
Paremman työajanseurannan käyttöönotto on projekti, joka tulee suurimmassa osassa yrityksiä vastaan jossain kohtaa. Tässä blogissa käymme läpi vinkkejä, joilla käyttöönotto hoidetaan onnistuneesti.

Työajanseurannan käyttöönotto vaatii työtä, mutta sen voi hoitaa sujuvasti näillä vinkeillä

Ota selville organisaation tarpeet tarkasti


Työajanseurantaohjelma otetaan käyttöön monista eri syistä. Jotkut yritykset haluavat mahdollistaa työntekijöilleen liukuvan työajan ja toiset haluavat seurata projekteihin käytettyä työaikaa tarkemmin. Joillain taas tuli työsuojelutarkastajan tekemän vierailun jälkeen kiire korjata puutteet.

Oli tarve mikä hyvänsä, kannattaa pohtia miksi työajanseurantaohjelmaa tarvitaan ja mitä odotuksia siitä kerättäville tiedoille on. Mitä tarkemmin yrityksen omat tarpeet ovat selvillä, sen helpompaa oikean työajanseurantaratkaisun löytäminen on. Yritys saattaa erimerkiksi noudattaa sellaisia paikallisia sopimuksia, ettei niitä pystytä ottamaan kaikissa ohjelmissa huomioon. Kun tarve työajanseurannalle on selkeä, myös sen perustelu työntekijöille on helpompaa.

Valitse oikea työkalu ja tee pohjatyö kunnolla


Seuraava vaihe on oikean työvälineen määrittäminen. Vaikka työajanseuranta on Suomessa lakisääteistä, työaikakirjanpidon tekninen toteutus on pitkälti työnantajan päätettävissä. Paperilla tai Excelillä toteutettu seuranta voi toimia muutaman hengen yrityksillä, mutta yrityksen kasvaessa siirrytään yleensä modernimman ohjelman käyttöön.

Ennen laajempaa käyttöönottoa kannattaa tehdä pohjatyö kunnolla. Mitä tarkemmin kohdeseurantaa halutaan tehdä tai mitä erilaisempia työaikoja yrityksessä noudatetaan, sen enemmän tietoa ja asetuksia vaaditaan niiden huomioimiseen. Kun kaikki on testattu etukäteen ja saadut rapotit ovat oikeanlaisia, voidaan käyttöönotto tehdä suuremmalle käyttäjämäärälle.

Kerro työntekijöillesi miksi ja miten työaikaa seurataan


Tarkka työajanseuranta voi tuntua työntekijöistä isolta muutokselta. Kuten kaikissa muutoksissa, jonkinlaista vastarintaa todennäköisesti löytyy. Vaikka suurin osa työntekijöistä olisikin tyytyväisiä esimerkiksi liukuvan työajan käyttöönotosta, osa voi kokea tarkan työaikojen seuraamisen ”kyttäämisenä”.

Käyttöönottoa helpottaa, kun työntekijöille avoimesti kerrotaan, miksi työajanseuranta aloitetaan, mitä tiedoilla tehdään ja mitä muutoksia se vaatii heiltä. Säännöt esimerkiksi erikoistilanteiden leimaamiselle tulee olla selvät ja kaikille samat. Työajanseurannalla on myös paljon etuja työntekijöille, jotka kannattaa kommunikoida henkilöstölle alusta alkaen.

Varmista käyttöönoton onnistuminen


Kun käyttöönotto on tehty, varmista työajanseurannan tulevan osaksi jokaisen päivää. Onko joku, joka aina unohtaa kirjata itsensä sisään? Muistetaanko kohdetiedot kirjata ohjelmaan halutulla tavalla?

Tarkkaile, tue ja muistuta. Työajan leimaus on tapa siinä missä muutkin ja kestää jonkun aikaa, ennen kuin se tulee osaksi rutiineja. Jos yhden kohdalla tehdään poikkeuksia, muut helposti seuraavat.

Hyödynnä kerättyjä tietoja


Lopuksi kannattaa hyödyntää ohjelmasta kerättyjä tietoja. Jos vastaat käyttöönotosta, on hyvä olla perillä, mitä raportteja järjestelmästä voi saada ja osata hyödyntää niitä. Kun hyödyt ovat selkeät, on helpompaa kertoa yrityksen johdolle projektin olleen onnistunut. Jos tavoitteena on ollut esimerkiksi asiakaslaskutuksen selkeyttäminen, myös työntekijöitä voi kiinnostaa tieto siitä, miten seuranta on parantanut laskutusta. Positiiviset tulokset kannustavat jatkamaan samalla linjalla.

--

Oletteko hankkimassa työajanseurantaohjelmaa? Kannattaa lukea myös oppaamme tehokkaampaan työajanseurantaan:

Opas tehokkaampaan työajanseurantaan

Kommentoi