0 kommenttia
Kuten järjestelmiä yleensäkin, työajanseurantaa voi käyttää joko hyvin tai huonosti. Kokosimme tähän blogiin parhaimpia toimintatapoja, joilla työajanseurannasta saadaan kaikki hyödyt irti.

Blogistamme löydät kootut vinkit, miten ottaa työajanseurannasta kaikki hyödyt irti

Selkeät säännöt ja ohjeistukset koskemaan kaikkia


Viimeistään työajanseurantaa käyttöönotettaessa joudutaan pohtimaan, mitä sääntöjä työajan suhteen on. Osittain näihin vaikuttavat työehtosopimukset, mutta niiden ulkopuolelle jää asioita, joista tarvitaan kaikkia koskevat linjavedot.

Ensinnäkin tulee päättää, mikä kaikki lasketaan työajaksi. Esimerkiksi matkustamista ja koulutuksia ei pääsääntöisesti lasketa työajaksi, ellei matkaan liity jokin työsuorite (esimerkiksi tuotteen toimittaminen matkalla) tai koulutus ole pakollinen työn kannalta. Näissä nähdään aika-ajoin erilaisia yrityskohtaisia käytäntöjä.
Monella työpaikalla tarvitaan myös uusia sääntöjä, mikäli työajanseurannan myötä otetaan käyttöön liukuva työaika ja liukumasaldot. Säännöt voivat esimerkiksi koskea toimistolla vietettävää aikaa tai liukumakattoja.

Työajanseurannan myötä saatetaan myös seurata entistä tarkemmin kohteita, kuten asiakkaita, projekteja ja työvaiheita. Tämä vaatii työnantajalta linjavetoja siitä, miten tarkasti asiat merkitään, saako työntekijä tehdä muutoksia kirjauksiinsa jälkikäteen ja halutaanko esimerkiksi liikkuvassa työssä leimaukselle GPS-koordinaatit.

Olennaista kaikissa säännöissä ja ohjeissa on, että ne tehdään kaikille selväksi. Kun esimerkiksi kaikki työntekijät merkitsevät poissaolot oikein määritetyille päivälajeille, saadaan järjestelmästä niihin liittyvät tiedot oikein.

Tietojen ylläpito ja ajantasaisuus


Työajanseurantajärjestelmä pitää sisällään useita tietoja, jotka vaativat aika-ajoin päivittämistä. Järjestelmään pitää esimerkiksi lisätä uusia käyttäjiä tai uusia kohteita aloitettavien projektien myötä. Näissä on hyvä olla rutiini, jota noudatetaan. Esimerkiksi uuden projektin alkaessa sen tiedot tulisi lisätä jo hieman ennakkoon, jotta kirjaukset saadaan alusta asti kohdistettua oikein.

Hyväksyntä osaksi rutiineja


Hieman ohjelmasta riippuen työajanseurannan kautta on mahdollista hyväksyä mm. työaikakirjauksia, matkalaskuja, sekä lomia ja poissaoloja. Organisaatio voi myös valita itselleen sopivan hyväksyntätavan, eli hyväksytäänkö tunteja yksi- vai kaksiportaisesti. Projekteihin voidaan nimetä myös omat projektijohtajat ja -päälliköt, jolloin heillä on mahdollisuus tarkistaa projektiin liittyviä tunteja.

Kun hyväksyntätapa on valittu, hyviin toimintatapoihin kuuluu myös esimiesten ja muiden hyväksyjien ohjeistus siitä, millä aikataululla ja kriteereillä hyväksynnän tulee tapahtua. Näin työntekijät eivät koe epäreiluutta siinä, millä tavalla lomat hyväksytään tai matkalaskun korvaukset maksetaan tilille.

Hyödynnä raportteja ja reagoi epäkohtiin


Työajanseuranta kerää paljon hyödyllistä tietoa. Johto- ja esimiestasolla on hyvä olla selvyys siitä, mitä raportteja järjestelmästä voi saada ja mitä tietoja sieltä halutaan säännöllisesti seurata. Työajanseurantajärjestelmien raporteissa on eroja, mutta vähimmäisvaatimuksena tulisi yrityksen saada tulostettua lakisääteiset tiedot työajoista.

Monipuolisemmissa ohjelmissa raporttien sisältökin on laajempi. Ne voivat esimerkiksi paljastaa epäkohtia, jotka vaativat toimenpiteitä. Työajanseurannasta voidaan seurata mm. laskutettavan ja ei-laskutettavan työn suhdetta, henkilöresurssien tilannetta sekä ylitöiden ja poissaolojen määrää. Hyviin toimintatapoihin kuuluu pitää näitä olennaisimpia asioita silmällä ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen parantamiseksi.

Lue myös nämä vinkit työajanseurannan käyttöön:
4 syytä, miksi työajanseuranta projekteissa kannattaa
Näin otat työajanseurannan sujuvasti käyttöön
Älä tee näitä virheitä liukuvassa työajassa

Kommentoi