0 kommenttia

Työajanseuranta on Suomessa lakisääteistä. Työaikakirjanpidon tekninen toteutus on kuitenkin pitkälti työnantajan päätettävissä. Monipuolisen järjestelmän hankintaa aletaan yleensä viimeistään harkitsemaan, kun henkilömäärä lähenee kymmentä. Silloinkin törmätään valintoihin, koska monet työajanseurantajärjestelmät ovat räätälöitävissä asiakkaan tarpeisiin ja yrityksen kannalta on tärkeää löytää juuri se oikea vaihtoehto.

Tarpeet vaihtelevat monesti yrityksen toimialan ja koon mukaan. Joissain ammateissa projektien ja kohteiden seuranta on tärkeää. Liikkuvassa työssä kaivataan joustavia leimaustapoja ja toisaalta rakennustyömaalla vaaditaan kovaakin säätä kestäviä leimauslaitteita. Mitä isompi yritys, sen useammin kaivataan montaa eri TES-tulkintaa ja integraatioita palkanlaskentaan.

Tässä blogissa vastaamme meiltä useasti kysyttyyn kysymykseen: Mitä kaikkia ominaisuuksia työajanseurantajärjestelmään voidaan ja kannattaa valita?

Valitsemalla oikeat lisäominaisuudet työajanseurantajärjestelmään saat juuri yrityksellesi sopivan järjestelmän

Valitse käytettävät leimaustavat

Työaikaleimaukset voi tehdä monella eri tavalla. Järjestelmästä riippuen voit yleensä päättää käytetäänkö leimaukseen erillistä leimauslaitetta, puhelinta, tietokonetta – vai kaikkia edellä mainittuja yhdessä.

Silloin kun työ tehdään yhdessä paikassa, on perinteinen leimauslaite useimmiten kustannustehokkain ja suosituin tapa seurata työaikaa. Leimauslaitteen voi esimerkiksi meillä valita kolmesta eri vaihtoehdosta: sisätiloihin soveltuvasta kosketusnäytöllisestä mallista, rakennustyömaille suunnitellusta yksinkertaisemmasta ja säänkestävästä laitteesta, tai Android-puhelimesta leimauslaitteena. Voit tarkemmin tutustua ja tehdä vertailua malleista täältä.

Liikkuvaa työtä tekeville suosittelemme yleensä mobiilikäyttöä. Puhelimen etu leimauslaitteeseen verrattuna on sen saavutettavuus. Työaikoja pääsee kirjaamaan puhelimen selaimella tai iOS- ja Android-sovelluksilla. Joillain aloilla on tärkeää varmistaa, että työt on tehty oikeassa paikassa. Mobiilikäytössä työaikakirjaukselle on mahdollista saada GPS-koordinaatit ja leimauksen lähiosoitteen.

Kolmas vaihtoehto on tietokoneella tapahtuva työajanseuranta. Monipuolisessa internetselaimessa toimivassa käyttöliittymässä työaikakirjauksia voidaan korjata, täydentää ja poistaa joustavasti. Tämä on hyvä vaihtoehto esimerkiksi monelle toimistotyötä tekevälle, sillä pääsy tietokoneelle on aina mahdollista.

Erilaisia toimintatapoja on mahdollista myös yhdistää ja käyttää ristiin. Samassa organisaatiossa voi olla sekä leimauslaitteen että mobiilin seurannan käyttäjiä ja leimaustapoja voi lisätä käyttäjille helposti.

Lisäominaisuus: Lomasuunnittelu ja poissaolot

Mitä isompi organisaatio, sen hankalammaksi tulee hallita poissaoloja ja suunnitella lomia. Kellokortti.fi-palvelun yksi suosittu lisäominaisuus on selkeä ja kätevä kalenterinäkymä, jossa lomat ja muut poissaolot suunnitellaan ja hyväksytään. Järjestelmä osaa lomapäiväsäännöt ja huolehtii lomapäivien riittävyydestä, jolloin suunnittelu ja hyväksyntä on vaivatonta kaikille osapuolille. Ei olekaan ihme, että yrityksen kasvaessa monet haluavat ominaisuuden käyttöön.

Lisäominaisuus: Matkalaskut ja kuluseuranta

On monia yrityksiä ja toimialoja, joissa työmatkat ja niihin liittyvät matkalaskut ovat arkea. Perinteisesti näissä yrityksissä matkakulujen käsittelyyn käytetään niin paljon aikaa, että yksittäisen matkalaskun käsittelykustannukset voivat nousta kymmeniin euroihin. Mitä enemmän matkoja yrityksen sisällä tehdään, sitä enemmän suosittelemme matkalaskujen ja niihin liittyvien kulujen sähköistämistä. Tällä lisäosalla kuitit saa helposti kohdistettua oikeisiin kuluihin ja päivärahat, ateriakorvaukset ja kilometrikorvaukset lasketaan automaattisesti. Matkalaskut saa myös helposti toimitettua palkanlaskentaan.

Optio: TES-tulkinta työaikatulkilla

Työaikatulkki on Kellokortti.fi-palvelun lisäominaisuus yrityksille, jotka haluavat automatisoida palkanlaskentaan liittyvää rutiinityötä. Työaikatulkinta perustuu yrityskohtaisesti rakennettavaan säännöstöön, joka rakennetaan palkanlaskennan perusteiden pohjalta. Yritykselle voidaan rakentaa useita tulkintoja tarpeista riippuen ja jokaiselle työaikaryhmälle voidaan määrittää erikseen, mitä säännöstä käytetään. Kun säännöstö on kertaalleen rakennettu, tulkinta on automaattista. Työaikakalenterin kirjauksista muodostuu tulkkisääntöjen mukaisesti oikea määrä palkkatapahtumia (työaika, ylityöt ja lisät), jotka voidaan suoraan siirtää palkanlaskentaan. Tämä vaihtoehto on suosittu erityisesti yrityksissä, joissa kertyy paljon ylitöitä ja niihin liittyvää laskentaa halutaan keventää.

Optio: Integraatiot palkanlaskentaan tai muihin järjestelmiin

Integraatio olemassa oleviin järjestelmiin on monesti haluttu ominaisuus, sillä niillä säästetään työaikaa syöttämällä tieto vain yhteen paikkaan. Tavallisimmin työajanseurannan integrointi tehdään palkanlaskenta-, hr-, projekti tai tuotannonohjausjärjestelmään. Integrointien laajuus ja määrä riippuu yrityksen nykyisistä järjestelmistä ja tarpeista. Lisää integrointimahdollisuuksista voit lukea täältä.

Suhteuta järjestelmä yrityksen tarpeisiin

Yhteenvetona voisi sanoa, että järjestelmän ominaisuudet kannattaa suhteuttaa yrityksen tarpeisiin. Työajanseurantaa voi toteuttaa myös paperilla ja Excelillä ja kaikkein pienimmissä yrityksissä ne voivat vielä jotenkin toimia. Mitä enemmän henkilöitä on töissä, sen enemmän järjestelmän käyttöönotto säästää aikaa, rahaa ja vaivaa.

Pienimmille yrityksille (1-15) riittää usein ominaisuuksiltaan kevyempi palvelu. Heitä palvelemaan olemme julkaisseet Kellokortti.fi MINI -version, joka soveltuu yrityksen työtuntien kirjaamiseen ja kohdistamiseen projekteille.

Kellokortti.fi PRO -palvelullamme on yli 650 asiakasyritystä eri toimialoilta ja kokoluokista. Palvelu on suunnattu yli 15 hengen yrityksille. Se on oikea ratkaisu myös hieman pienemmille yrityksille (10-15), joilla on tarvetta sen monille lisäominaisuuksille kuten lomasuunnittelulle, palkanlaskennan rutiinitöiden automatisoinnille ja matka- ja kululaskuille. Kellokortti.fi on myös erittäin skaalautuva, eli siihen on helppo tuoda uusia työntekijöitä yrityksen kasvaessa ja ottaa käyttöön uusia lisäomaisuuksia tarpeiden muuttuessa.

Kiinnostuitko? Voit laskea tarjouksen itsellesi Hinnat-sivultamme tai varata kanssamme etädemon keskustellaksesi lisää.

Varaa etädemo

Kommentoi