0 kommenttia
Työajanseuranta herättää monissa tunteita. Lehdistä voi lukea sekä hyviä että huonoja kokemuksia työajanseurannasta ja niitä voi löytyä myös omasta takaa. Keinot seurata työaikaa ovat kuitenkin kehittyneet vuosien mittaan ja kaikki vanhat myytit eivät enää pidä paikkaansa – jos ovat ikinä pitäneetkään. Tässä blogissa käsittelemme työajanseurantaan liittyviä ennakkoluuloja ja kerromme, pitävätkö ne paikkaansa.

Työajanseuranta herättää monissa tunteita. Aiheeseen liittyy kuitenkin monia myyttejä, jotka eivät pidä paikkaansa.


Myytti 1: ”Ei me työajanseurantaa tarvita. Kyllä kaikki osaavat pitää huolen omista menemisistään.”


Vielä löytyy monia yrityksiä, joissa ei työajanseurantaa tehdä. Asiantuntijayrityksissä saatetaan esimerkiksi kehottaa työntekijöitä tekemään reilusti töitä kiiretilanteissa ja ottamaan rennommin, kun työtilanne on hiljaisempi. Ylityöt saatetaan näissä tapauksissa kirjata kalenterin nurkkaan, jos sitäkään.

Työajanseuranta on kuitenkin Suomessa lakisääteinen velvollisuus ja siitä ei voi poiketa edellä kuvatulla järjestelyllä. Työaikalain mukaan työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Lain mukaan ei siis riitä, että työntekijät itse pitävät jonkinlaista muistilistaa ylitöistään vaan seuranta pitää tulla työnantajan puolelta.

Totuus: Työajanseuranta pitää olla käytössä kaikissa yrityksissä ja myös kuukausipalkkalaisilla.Toteutustapa on kuitenkin vapaa ja siihen voi käyttää esimerkiksi Exceliä tai työajanseurantaohjelmistoa, kunhan kaikki lakisääteiset kirjaukset löytyvät.

Myytti 2: Työajanseuranta on vaikeaa ja vie liian paljon aikaa


Joillain on mielikuva siitä, että työajanseuranta olisi jotenkin vaikeaa tai veisi liikaa työaikaa. Monen työhistoriasta voi löytyäkin esimerkkejä huonoista toimintatavoista ja ne ovat pääsyy, miksi työajanseurannan oletetaan olevan vaikeaa.

Jos nykyään tilanne on väittämän mukainen, käytössä oleva seurantatapa on yritykselle huono ja katse kannattaa kääntää parempiin vaihtoehtoihin. Esimerkiksi erilaiset Excelissä ylläpidettävät tuntilomakkeet saattavat sopia muutamalle ihmiselle, mutta yrityksen kasvaessa työajanseuranta sen kautta ei enää toimi. Jos työajanseuranta halutaan järjestää siihen käytettävällä ohjelmalla, pitää tehdä valintoja leimaustavoista ja muista tarpeellisista ominaisuuksista. Kun valinnat on tehty oikein, seuranta on vaivatonta.

Totuus: Nykyaikaiset työajanseurantaohjelmat ovat helppoja ja vastaavat yritysten tarpeita hyvin. Niidenkin kohdalla tulee miettiä, mitkä ovat yrityksen kannalta tärkeimmät asiat ja mikä seurantatapa sopii yritykselle parhaiten.

Myytti 3: Työajanseuranta on paikkaan sidottua


Työajanseurannasta tai sanasta kellokortti tulee monelle mieleen tehtaan ovella odottava laite. Tämä voi edelleen pitää paikkansa, mutta vain tapauksissa, joissa fyysinen leimauslaite on katsottu helpoimmaksi ja nopeimmaksi tavaksi seurata työaikaa.

Työajanseurantaa voidaankin tehdä nykyään monilla keinoilla –laitteella, tietokoneella tai matkapuhelimella. Myös ristiin leimaus onnistuu, eli henkilö voi leimata itsensä sisään laitteella ja pois omalla puhelimellaan.

Totuus: Työajanseuranta ei ole sidottu paikkaan, ellei niin erikseen haluta. Mobiiliseurannalla työaikaa voidaan seurata myös liikkuvassa työssä.

Myytti 4: Työajanseuranta tuntuu työntekijöistä stressaavalta kyttäämiseltä ja mikrojohtamiselta


Uuden aloittaminen on joskus turhauttavaa. Kun työajanseuranta aloitetaan ensimmäisen kerran, voi se ensi alkuun tuntua kyttäämiseltä.

Työajanseuranta on kuitenkin turva kaikille työntekijöille, sillä se todistaa henkilön tehneen sovitut työtunnit tai ylitöitä ja ansainneen niihin kuuluvan korvauksen. Järjestelmän myötä voidaan myös lisätä vapautta, sillä esimerkiksi liukumat on helpompi toteuttaa seurannan ollessa kunnossa.

Suurimmalla osalla työnantajia ei ole myöskään kiinnostusta seurata jokaista tehtyä minuuttia, vaan halutaan saada suurempi kuva projektiin tehdyistä työtunneista tai koko yrityksen sairaspoissaoloista.

Totuus: Tunteet työajanseurantaan liittyen ovat aina yksilöllisiä, mutta pääasiassa työajanseuranta on yhtä hyvä asia työntekijöille kuin työnantajalle.

Myytti 5: Työajanseurantaan ei voi luottaa – kaikki huijaavat kuitenkin


Monet meistä ovat luultavasti kuulleet kauhutarinoita siitä, kuinka työkaverit ovat leimanneet jonkin henkilön sisään tai työajanseurannassa on muuten huijattu niin, ettei merkityllä työajalla ole suoritettu siihen suunniteltua työtä.

Aina kun käyttöön otetaan järjestelmä, on mahdollisuus, että joku yrittää huijata siinä. Vika ei ole kuitenkaan järjestelmässä, vaan työkulttuurissa, joka mahdollistaa huijaamiseen. Sen takia ratkaisukeino ei ole järjestelmän vaihtamisessa, vaan toimintatapojen ja kulttuurin muuttamisessa.

Työajanseurantajärjestelmä voidaan myös suunnitella niin, että tietoa kerätään mahdollisimman tarkasti ja huijauksen mahdollisuutta pienennetään. Esimerkiksi puhelimalla tehtävään seurantaan voidaan liittää GPS-koordinaatit ja leimauksen lähiosoite, jotta tiedetään leimauksen tapahtuneen työkohteessa.

Pitää myös muistaa, ettei työajanseuranta ole ainut tapa mitata tehtyä työtä. Katsomalla asiakastyytyväisyyttä, työn laatua ja tehokkuutta osataan kyllä päätellä, onko työ tehty. Huijausyritykset ovatkin todellisuudessa erittäin harvinaisia.

Totuus: Aina on mahdollisuus, että joku yrittää huijata. Suurimassa osassa yrityksiä työkulttuuri, esimiestyö ja asiakkailta saatava palaute kuitenkin varmistavat, ettei näin käy.

Yhteenvetona voi sanoa, että työajanseuranta on sekä lakisääteistä että oikein toteutettuna vaivatonta. Työajanseuranta tuottaa rahassa mitattavia hyötyjä, mutta on myös työntekijöidesi etu, sillä se varmistaa reilun pelin kaikille.


Kommentoi