0 kommenttia
Tehtiinkö teilläkin työsuojelutarkastus? Tuliko sanottavaa työajanseurannasta? Olette yksi monista, jotka päätyvät sivuillemme tarkastuksen seurauksena.

Työsuojelutarkastus yllätti? Nyt on aika laittaa työajanseuranta kerralla kuntoon

Kun työsuojelutarkastaja yllättää


Suomessa tehdään vuosittain kymmeniä tuhansia työsuojelutarkastuksia yrityskokoon katsomatta. Esimerkiksi vuonna 2017 tarkastuksia tehtiin 27 000 ja noin puolet tehtiin alle 10 työntekijän työpaikkoihin (Lähde: Työsuojeluhallinnon verkkopalvelu). Samoista tilastoista käy ilmi, että vuonna 2018 tarkastusten määrät ovat olleet jopa kasvussa.

Työterveyshuollon toteutuksen ja suunnitelmien lisäksi yksi tärkeimpiä tarkastettavia asioita on työajanseuranta, josta löytyykin usein puutteita. Esimerkiksi vuoden 2018 alussa Etelä-Suomen aluehallintovirasto tiedotti, että elokuva-alan työpaikkoihin kohdistetuissa tarkastuksissa työajanseuranta puuttui käytännössä kokonaan kolmasosalla yrityksiä. Lisäksi monilla oli puutteita ylitöiden kirjaamisessa. (Lähde: Työsuojeluhallinnon verkkopalvelu)

Tarkastuksissa löydetyt puutteet johtavat yleensä uusiin toimintaohjeisiin tai työsuojeluviranomaisten kehoituksiin muutoksista, mutta myös törkeissä tapauksissa rikosoikeudellisiin seurauksiin. Monilla yrityksillä tuleekin tarkastuksen seurauksena kiire laittaa työajanseuranta kuntoon.

Työaikalaki edellyttää työajanseurantaa


Mitä vaatimuksia työajanseurannalle sitten on, eli mitä työsuojelutarkastuksessa voidaan yritykseltä odottaa? Työaikakirjanpito on työnantajan lakisääteinen tehtävä, joka perustuu työaikalakiin ja jonka vastuuta se ei voi ulkoistaa kellekään. Sen jäljennös on vaadittaessa näytettävä työsuojelutarkastajalle.

Työaikakirjanpitoon on merkittävä joko A) säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset tai B) kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korotusosat. Merkityt työtunnit tulee pystyä todistamaan työntekijäkohtaisesti ja työntekijän tulee saada halutessaan selvitys hänestä tehdyistä merkinnöistä.

Osa yrityksistä ajattelee, ettei työaikoja tarvitse kirjata, mikäli töitä tehdään kuukausi-, urakka- tai provisiopalkalla. Tämä olettamus on kuitenkin väärä, eli työajanseuranta tarvitaan myös näissä tapauksissa. Työajanseurannaksi ei myöskään kelpaa palkkakirjanpito, joka kertoo toteuman tehdystä työajasta, tai työvuoroluettelo, joka on suunnitelma tehtävästä työajasta.

Työajanseurantaa on tehtävä, mutta tyyli on vapaa


Vaikka lain vaatimukset työaikakirjanpidon sisällölle ovat selkeitä, laki ei ota kantaa ota kantaa sen toteutukseen. Käytössä olevia tapoja on monia paperituntilapuista sähköisiin järjestelmiin.
Oikein tehtynä työaikakirjanpito helpottaa mahdollista jälkiselvittelyä ja raportointia. Käsin alusta loppuun tehtävä työajanseuranta toimii joillakin hyvin pienillä yrityksillä eikä sitä ole välttämättä tarvetta muuttaa. Pääasiassa voidaan kuitenkin sanoa, että ilman kunnollista järjestelmää työajan todistaminen on hankalaa. Liikkuva työ ja monenlaiset työskentelyajat puoltavat jo pienissäkin yrityksissä parempaa työajanseurantajärjestelmää.

Sähköisellä työajanseurannalla on lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi myös monia muita etuja:

  • Ei enää paperisia tuntilappuja ja muistista riippuvuutta
  • Reaaliaikaisempi ja tarkempi näkymä työtunteihin
  • Työ tehostuu ja kustannusseuranta on tarkempaa
  • Seurannasta saadaan luotettava tieto laskutuksen pohjaksi
  • Palkanlaskennan rutiineja saadaan automatisoitua (TES-tulkinta)
  • Työhyvinvointi parantuu jouston parantuessa
  • Mahdollisissa ongelmatilanteissa todistustaakka helpottuu

Jos olette työsuojelutarkastuksen seurauksena etsimässä parempaa työajanseurantaa, on hyvä miettiä, mitä kaikkia tarpeita organisaatiollanne on lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen lisäksi. Ohjeita työajanseurantajärjestelmän valintaan ja käyttöönottoon löydät aiemmin julkaistussa blogissamme: Näin otat työajanseurannan sujuvasti käyttöön.

Kellokortti.fi on nykyaikainen pilvipalvelu, jossa työaikaa voidaan tehdä laitteilla, tietokoneella tai mobiilisti matkapuhelimella. Lue lisää ja pyydä tarjous! www.kellokortti.fi

Kommentoi