Työntekijöiden jaksamisen huomioiminen lomasuunnittelussa

Työntekijät ovat yrityksen tärkein voimavara, joten työnantajan tulee pitää heidän jaksamisestaan huolta

Etätyöskentely ei ole enää etu, vaan yritysten uusi normaali. Se voi kuitenkin aiheuttaa monille työelämän ja vapaa-ajan sekoittumista. Huomaamatta tehdään töitä kotona normaalien työaikojen ulkopuolella ja työläppäri pöydän kulmalla muistuttaa keskeneräisistä töistä. Mukana kulkeva älypuhelin voi vaikeuttaa irrottautumista töistä.

Jaksamisen kannalta vapaa-aika ja vuosilomat ovat tärkeitä työntekijöille. Lomalla pitää saada etäisyyttä töihin, jotta palaudutaan työn aiheuttamasta kuormasta. Aivot ja keho tarvitsevat lepoa. Kun lomalla saa kunnon irtioton työelämään, palaa lomalta energisiä ja motivoituneita työntekijöitä.

Työnantajan on tärkeä huomioida lomien ajankohdat siten, että työntekijöitä ei tarvitse lomalla häiritä. Työnantaja voi kannustaa työntekijöitä poistamaan sähköpostimuistutukset puhelimesta ja jättämään työkoneen toimistolle varmistamalla, että töissä on aina tarvittavat resurssit ja työt kyllä hoituvat muiden toimesta henkilön lomaillessakin. Lomat kannattaa myös mahdollisuuksien mukaan sijoittaa ajankohtaan, jolloin asiakkaat ja muut sidosryhmätkin lomailevat.

Hyvä esihenkilö kuuntelee alaisten lomatoiveita

Työntekijöillä on erilaisia toiveita lomien suhteen. Joku tykkää pitää lomia pienemmissä pätkissä, kun taas toiselle sopii paremmin yhtäjaksoinen pidempi loma. Toiset pitävät mahdollisuuksista sijoittaa lomia kesälomakaudelle ja toisille voi olla tärkeää päästä lomailemaan enemmän talvella, esimerkiksi rakkaan talviurheiluharrastuksen parissa.

Työntekijöiden jaksamisen ja viihtyvyyden kannalta lomatoiveet tulee huomioida mahdollisuuksien mukaan yrityksen lomia suunniteltaessa. Toiveista kannattaa keskustella tiimin sisällä avoimesti. Toisille voi olla ihan ok joustaa päivissä, kun taas toiselle voi olla hankala saada sijoitettua lomia muuhun ajankohtaan. Paras lopputulos saavutetaan yhdessä keskustelemalla.

Työntekijöitä tulee kohdella tasavertaisesti

Työntekijöitä tulee kuunnella tasapuolisesti ja huomioida myös aikaisempien vuosien ratkaisut. Työnantajan ei aina ole toki mahdollista myöntää lomia toiveiden mukaisesti, erityisen tärkeää on kumminkin kohdella työntekijöitä reilusti. Työtyytymättömättä lisää huomattavasti, jos työntekijä kokee, että juuri hänen toiveensa aina sivuutetaan.  Sama työntekijä ei voi joutua aina joustamaan.

Lomien suunnittelu kannattaa aloittaa yrityksessä ajoissa

Kun tuleva resurssitilanne on ajoissa tiedoissa, voidaan tämä huomioida töiden suunnittelussa paremmin. Kiireisimmän lomakauden alkuun ei kannata aikatauluttaa liikkaa töitä. Jos aikataulu venyy, siirtyy nämä helposti useamman viikon päähän.

Työt on tärkeä mitoittaa siten, että lomalaisia ei tarvitse ainakaan häiritä. Tärkeä on myös pysähtyä realistisesti miettimään mitä tehtäviä voidaan lomien aikana edistää järkevästi, pienemmillä resursseilla, kuormittamatta liikaa töissä olevia.

Lomien suunnittelussa kannattaa hyödyntää lomasuunnitteluohjelmaa

Lomien suunnittelua voidaan tehostaa ja helpottaa helppokäyttöisellä ja toimivalla lomasuunnitteluohjelmalla, joka pystyy laskemaan lomapäiväkertymät automaattisesti, osaa lauantaisäännöt ja mahdollistaa erilaisten vapaiden suunnittelun vaivattomasti.

Lomasuunnitteluohjelmasta tulisi saada helposti kokonaiskuva käytössä olevista resursseista ja lomien sijoitumisesta eri ajanjaksoille. Nykyään odotetaan myös läpinäkyvyyttä lomista ja poissaoloista tiimin tai koko organisaation suhteen.

Pysähdy pohtimaan ainakin seuraavia asioita lomia suunniteltaessa:

  • Lomalain eri säädösten huomioimisen lisäksi huomio työntekijöiden lomatoiveet
  • Kohtele työntekijöitä tasavertaisesti ja reilusti
  • Avoin keskustelu tiimin sisällä
  • Suunnittele huolella ja mitoita työtehtävät etukäteen käytössä olevien resurssien mukaisesti
  • Huolehdi tarvittaessa sijaisuudet tehtäviin
  • Hanki suunnittelutyötä helpottava ohjelma lomatietojen hallinnointiin ja kirjaamiseen
  • Hyvinvoivat työntekijät ovat koko työyhteisön ja yrityksen etu

 

Tutustu Kellokortin lomasuunnitteluun >>

Työvuorolista, joka tuo hymyn kasvoille

Miltä kuulostaisi, jos työvuorojen ilmestymisen jälkeen kaikki hymyilisivät leveästi ja olisivat tyytyväisiä omaan työvuorolistaansa? No mahtavalta, ja siksi asian eteen kannattaakin tehdä kehitystyötä!

Huolellisella työvuorosuunnittelulla voidaan parantaa ihmisten työtyytyväisyyttä merkittävästi. Käsityönä se on kallista ja työlästä, mutta älykkään järjestelmän avulla työvuorosuunnittelusta voidaan saada työtyytyväisyyttä parantava työkalu, jolla voidaan ratkaista suunnitteluun liittyviä haasteita ja parantaa kustannustehokkuutta. Mitä se voisi sisältää?

Älykäs työvuorosuunnittelu huomio työehtosopimuksen, resurssit ja vapaatoiveet

Työvuorosuunnittelussa haasteena ovat usein aikaa vievä manuaalinen rutiinityö, erilaisten työehtosopimusten kirjo ja työvuorojen sekä vapaiden oikeudenmukainen jakaminen. Painetta voi aiheuttaa myös lisätöiden ja ylitöiden jakaminen. Haasteena voi olla myös useiden eri järjestelmien sekamelska, jossa erilaisia kirjauksia joudutaan tekemään tuplasti. Oikeat ihmisetkin pitäisi saada oikeille paikoille oikeaan aikaan. Ei mikään ihan yksinkertainen juttu.

Haasteita voi kuitenkin ratkaista. Manuaalista työtä voidaan vähentää automaatiolla niin, että järjestelmä huomioi suunnittelussa työehtosopimuksen ja osaa sovittaa työvuorolistalle myös mahdolliset vapaatoiveet, jotka työntekijä on kirjannut järjestelmään itse. Oikeudenmukaisuutta ja tasapuolisuutta voidaan ylläpitää järjestelmän kautta kerätyn datan avulla. Rajapintoja luomalla työvuorosuunnittelu voidaan integroida keskustelemaan eri järjestelmien avulla, jolloin tuplasti tehdystä työstä päästään eroon. Järjestelmään voidaan syöttää helposti tiedot eri ihmisten positioista, jolloin se osaa sijoittaa henkilöt automaattisesti heidän koulutustaan vastaaviin työpisteisiin.

Työvuorolista, joka keskustelee työntekijän kanssa

Hyvä käytettävyys on ehdoton edellytys. Sellaisissa töissä, joissa työntekijät eivät istu tietokoneen ääressä, mobiilisovellus ratkaisee monta tiedonkulkuun liittyvää haastetta. Visuaalisesti selkeää ja toiminnallisuuksiltaan yksinkertaista järjestelmää halutaan käyttää, jolloin siitä saadaan paras hyöty irti.

Joissain tapauksissa työvuorot saattavat elää paljonkin. Tällöin järjestelmässä voisi olla liitettynä ominaisuus, joka muistuttaisi esimerkiksi työvuoroon liittyvistä työtehtävistä tai niiden muutoksista. Esimerkiksi sairaustapauksissa sen kautta voisi tarjota ja ottaa työvuoron vastaan. Lisäksi se antaisi reaaliaikaista työhön liittyvää tietoa työntekijälle. Näiden ominaisuuksien avulla palveltaisiin sekä työnantajaa että työntekijää.

Älykäs työvuorosuunnittelu kuuntelee ja tuntee työntekijänsä. Se ottaa vastaan vapaatoiveet ja muistuttaa siitä, montako vapaatoivetta se on toteuttanut viimeisen vuoden aikana. Huippuunsa viritetty järjestelmä voisi jopa oppia työntekijänsä aiemmista toiveista ja ehdottaa automaattisesti tietyn tyyppisiä vuoroja. Eikö olisikin aika mahtava juttu?

Lemonsoftin Kellokortti on lanseeraamassa uutta työvuorosuunnitteluun käytettävää ohjelmaa, joka soveltuu eri alojen käyttöön ja mukautuu monipuolisesti erilaisiin tarpeisiin.
Kiinnostaisiko teidän yritystänne lähteä mukaan pilotoimaan kanssamme työvuorosuunnitteluohjelmaa, joka tuottaisi yrityksellenne työvuorolistojen lisäksi myös työtyytyväisyyttä?

Ota yhteyttä ja kerro lisää toiveistanne!

Henna Hannola, Product Manager

Toimin Lemonsoftilla tuotepäällikkönä. Vastuualueisiini kuuluu työajanhallintaan ja työvuorosuunnitteluun liittyvät tuotekokonaisuudet. Ongelmanratkaisu ja asiakkaan arjen helpottaminen on lähellä sydäntäni. Tyytyväinen asiakas onkin tiimille merkki onnistumisesta! Vapaa-aikani kuluu perheen parissa.

Tiesithän, että nämäkin asiat onnistuvat Kellokortissa

Usein työajanseurantaa hankittaessa yrityksillä on huoli siitä, miten tuleva työajanseuranta toimii juuri heidän tarpeissa. Huoli johtuu yleensä siitä, että vanha systeemi oli joko tehty suoraan yrityksen tarpeisiin (ja nyt on vain lakannut palvelemasta niitä) tai vanha järjestelmä on ollut niin jäykkä, ettei se esimerkiksi taivu nyt etätyöläisten tai liikkuvaa työtä tekevien työhön.

Työajanseurantaa on hyvä kartoittaakin, sillä vaihtoehtoja on markkinoilla monenlaisia. Kellokortti.fi-palvelussa jo perusasetuksilla saadaan tehtyä paljon. Esimerkiksi työaikaryhmämääritykset, tuntilajit ja päivälajit mahdollistavat palvelussamme monenlaisiin tarpeisiin taipuvaa seurantaa. Monille asiakkaillemme nämä asetukset riittävät tarpeiden toteuttamiseen jo sellaisenaan.

Yrityksellä voi kuitenkin olla erityisiä toiveita, joita ei saada suoraan asetuksilla toteutettua ja jotka halutaan osaksi työajanseurannan kokonaisuutta. Kellokortin erillisellä TES-tulkinnalla saadaan ratkottua erilaisia palkanlaskennan ongelmia ja olemme lisäksi toteuttaneet asiakkaillemme erilaisia integraatioita ja automatisointeja suoraan heidän tarpeisiinsa. Olemme koonneet tähän artikkeliin esimerkkejä siitä, millaisia asioita voidaan Kellokortissa toteuttaa.

Integraatiot asiakkaan tarpeiden mukaisesti

Kellokortti.fi on joustavasti integroitavissa yrityksesi valmiiksi käyttämiin järjestelmiin. Meiltä löytyy valmiiksi monia vakiointegraatioita, mutta uusia integraatioita toteutetaan aina asiakaskohtaisina projekteina suoraan asiakkaiden tarpeiden mukaan. Integroinnilla säästetään aikaa ja virheiden mahdollisuus pienenee. Tavallisimmin integrointi tehdään palkanlaskenta-, HR-, projekti- tai tuotannonohjausjärjestelmään ja integraatiolla voidaan esimerkiksi siirtää henkilötiedot toisesta järjestelmästä automaattisesti Kellokorttiin.

Uusien integraatioiden kohdalla pyydämme asiakkailtamme aina tietoja halutusta integraatiosta sekä rajapintakuvauksen toisesta järjestelmästä. Näiden avulla teemme työmääräarvion integraation rakentamiseksi.

Löydät nettisivuiltamme lisää tietoa integraatioista sekä listauksen yleisimmistä palveluista, joihin olemme integraatioita toteuttaneet: www.kellokortti.fi/integraatiot/.

Palkkarobotti

Palkkarobotti on Kellokortti.fi-palvelun lisäominaisuus yrityksille, jotka haluavat automatisoida palkanlaskentaan liittyvää rutiinityötä. TES-tulkinta perustuu yrityskohtaisesti rakennettavaan säännöstöön, joka rakennetaan palkanlaskennan perusteiden pohjalta. Yritykselle voidaan rakentaa tarvittaessa useita tulkintoja ja jokaiselle työaikaryhmälle voidaan määrittää erikseen, mitä säännöstöä käytetään.

Meiltä löytyy alan joustavin vaihtoehto TES-tulkinnalle ja olemmekin toteuttaneet satoja säännöstöjä asiakkaiden tarpeiden mukaan. Vaikka palkkarobotin pohjana yleensä toimii työehtosopimus, voidaan säännöstöä säätää tai se voidaan vaikka kokonaan toteuttaa paikallisten sopimusten mukaan.

Palkkarobotin rakentamiseen kannattaa aina varata joitakin kuukausia riippuen omista palkanlaskennan resursseistanne. Projekti vaatii aina myös asiakkaalta aktiivisuutta määrittelyiden ja testauksen suhteen, jotta kaikki tarpeet saadaan huomioitua.

Palkkarobotistamme löydät lisätietoja sivuiltamme: www.kellokortti.fi/tes-tulkinta/ sekä aiemmasta blogikirjoituksestamme täällä:  Palkkarobotilla lasket ylityöt ja palkanlisät helposti.

Automatiikkaa toimintoihin ja raportit asiakkaan tarpeisiin

Osa asiakkaidemme erityistarpeista liittyy erilaisiin automaattisiin toimintoihin tai haluun saada juuri yritykselle soveltuvia raportteja. Näistä annamme tarvittaessa työmääräarvion.

Esimerkkejä automaattisista toiminnoista ovat mm.

  • Saldoleikkuri, joka leikkaa automaattisesti pankkisaldon johonkin tiettyyn tuntimäärään haluttuina ajankohtina.
  • Liukuman automaattinen korotus esimerkiksi tiettyinä viikonpäivinä, kellonaikoina tai työmäärän mukaan.
  • Erilaiset raportit ja tiedostot. Esimerkiksi poissaolot on mahdollista saada ryhmiteltynä päivämäärien kanssa, jotta tarkastaminen on helpompaa tietyiltä päiviltä.
  • Erilaisten bonusratkaisujen huomioiminen. Osa asiakkaistamme haluaa siirtää palkanlaskentaan tietoja, jotka eivät suoraan liity tunteihin, kuten bonukset ja provisiot. Näihin voidaan toteuttaa tulostusarvo, joka kirjataan käsin. Näin kaikki palkkatiedot saadaan raporteille oikein ja siirrettyä kokonaisuudessaan palkanlaskentaan.
  • Tietojen jatkojalostus Excelissä. Kaikki valmiit raporttimme ovat vietävissä ulos mm. Excel-tiedostona, pdf:nä ja csv:nä. Osa asiakkaistamme haluaa kuitenkin muokata raakadatasta omia raporttejaan ja tätä varten meillä on tarjolla suora yhteys Exceliin. Sen kautta tiedot siirtyvät ilman erillistä käyntiä palvelussamme.

Onko teillä tarve vaihtaa työajanseuranta yritystänne paremmin palvelevaan seurantaratkaisuun? Tai heräsikö näistä kiinnostusta laajentaa Kellokortin käyttöä entistä paremmin tarpeitanne vastaamaan? Pyydä meiltä tarjous tai ota yhteyttä, niin katsotaan teille sopivaa ratkaisua.

Kattava käyttöönottokoulutus kerää kehuja

”Käyttöönottokoulutus oli selkeää ja siinä käytiin hyvin läpi ne asiat, joita me tarvitsemme.”

”Kouluttaja oli ammattitaitoinen ja kouluttajalla oli hyvät aineistot/työkalut koulutuksessa, mikä edesauttoi johdonmukaista ja selkeää koulutusta.”

”Koulutuksen juoksutus oli hyvin suunniteltu. Kouluttajan erinomainen ammattitaito ja kokemus mahdollisti tehokkaan ratkaisukeskeisen koulutuksen, jossa asiakkaan määrittely onnistuttiin tekemään lennosta.”

Käyttöönottokoulutus on oleellinen osa Kellokortti.fi-palvelua ja olemmekin saaneet vuosien mittaan siitä paljon positiivista palautetta. Koulutuksen avulla varmistetaan, että palvelu toimii juuri toivotulla tavalla ja että pääkäyttäjä osaa käyttää järjestelmää sujuvasti. Tässä kirjoituksessa käymme läpi käyttöönottokoulutuksemme sisältöä ja siihen valmistautumista.

Käyttöönottoon valmistautuminen

Yrityksillä on paljon erilaisia tarpeita työajanseurannalle. Osa haluaa mahdollistaa työntekijöiden pyynnöstä liukuvan työajan ja käyttää työajanseurantaa pääasiassa liukuman seurantaan. Toisilla yrityksillä työajanseuranta on suora peruste palkalle ja tiedot palkkatapahtumista täytyy saada suoraan palkanlaskentaan.

Ennen käyttöönottokoulutusta yrityksellä olisi hyvä olla selkeä mielikuva siitä, mitä kaikkea työajanseurannan halutaan tekevän ja mitä asioita sillä tulee seurata.

Ennen koulutusta kehotamme yrityksiä mm. pohtimaan:

 

  • Millaisia työaikaryhmiä yrityksessä on? Työaikaryhmä koostuu henkilöistä, joilla on samanlaiset työajat, työvuorot tai muut työajan laskentasäännöt.
  • Millaisia työaikakirjauksia tarvitaan? Esimerkkejä tuntikohtaisista kirjauksista on työaika, matka-aika ja päivystys. Päiväkohtaisia kirjauksia voi olla esimerkiksi sairaspäivä tai etäpäivä.
  • Millaisia työvuoroja tehdään? Työvuorolle määritetään mm. päivittäinen työaika, liukumarajat ja lounastaukojen käsittely.
  • Onko tarvetta kohdeseurannalle? Kohdeseurannalla voidaan seurata esimerkiksi projekteihin, työmaihin tai työvaiheisiin käytettyä työaikaa.

 

Monella yrityksellä käyttöönottokoulutus on ensimmäinen kerta, kun nämä asiat joudutaan määrittämään tarkasti. Suosittelemmekin sisäisesti valmistautumaan käyttöönottoon pohtimalla, minkälaisia määrityksiä tarvitaan.

Ei kuitenkaan hätää, mikäli jostain ei olla varmoja! Meidän tehtävämme on opastaa ja toteuttaa yrityksen toiveita koulutuksen aikana. Muutoksia on myös mahdollista tilata jälkikäteen, mikäli tarvetta tulee.

Käyttöönottokoulutuksen sisältö

Käyttöönottokoulutuksemme järjestetään pääasiassa etäpalaverilla tai yrityksen niin toivoessa paikan päällä. Käyttöönotto pystytään tekemään tunnetusti nopealla aikataululla ja palvelu on yleensä käyttövalmis heti koulutuksen jälkeen.

Aloitamme käyttöönottokoulutuksen keskustelemalla yrityksen tarpeista. Koulutus räätälöidään niiden mukaisesti ja siinä keskitytään juuri yrityksen kannalta olennaisiin asioihin. Tavoitteena on, että ympäristöön ei tule mitään turhaa, vaan siellä on kaikki yrityksen kannalta tarvittava.

Riippuen yrityksen tarpeista, koulutus voi pitää sisällään esimerkiksi seuraavia asioita:

 

  • Työaikaryhmät (työajat, lounaan käsittely, liukumarajat, ylityöt jne.)
  • Tuntilajit (kuten matka-aika, sairaus ja työaika)
  • Päivälajit (koko päivän poissaolot, kuten saldovapaa, kertausharjoitus tai sairas lapsi)
  • Leimaussyyt (esimerkiksi lounaalle tai työasialle)
  • Kohdeseuranta (mitä seurataan ja onko seuranta monitasoista)
  • Yleiset asetukset (kuten leimauslaitteen asetukset)
  • Henkilöiden luonti
  • Työaikakalenterin hallinta
  • Hyväksyntä (halutaanko yritykseen jokin hyväksyntäjärjestely käyttöön)
  • Raportit (mitkä raportit ovat yrityksen kannalta tärkeimmät)
  • Lisäominaisuudet osana käyttöönottokoulutusta ja omana erillisenä koulutuksenaan

 

Mikäli yritykselle rakennetaan yrityskohtainen palkkarobotti, vaikuttaa se myös palvelun käyttöönottoon ja käyttöönottokoulutukseen. Osa yrityksistä haluaa rakentaa palkkarobotin ennen palvelun käyttöönottoa, jolloin koulutus järjestetään vasta sen jälkeen. Joissain tapauksissa otetaan perusjärjestelmä käyttöön ensin ja robotti lisätään vasta useamman käyttövuoden jälkeen.

Käyttöönottokoulutuksen jälkeen järjestelmä otetaan yleensä yrityksissä nopeasti käyttöön. Suosittelemme tässä yhteydessä kertomaan työntekijöille, miksi työajanseuranta otetaan käyttöön ja mitä tietoja sillä aiotaan kerätä, eli esimerkiksi oletetaanko työntekijöiden seuraavan kohteita tarkasti. Työajanseuranta on myös monella tapaa hyödyllistä työntekijöille ja myös näistä puolista kannattaa muistuttaa käyttöönotossa. Moni työntekijä on esimerkiksi hämmästynyt liukumien myötä siitä, kuinka paljon tekeekään ylimääräisiä minuutteja viikon aikana.

Heräsikö sinulle kysymyksiä työajanseurannasta tai käyttöönottokoulutuksesta? Ole yhteydessä myyntiimme ja jutellaan lisää!