Kategoria: Uncategorized

Vuoden 2020 alusta voimaan tullut työaikalaki piti sisällään uudenlaisen työaikamuodon, joustotyöajan. Joustotyöajasta voidaan sopia sellaisissa työtehtävissä, joissa työntekijä voi itsenäisesti päättää työaikansa sijoittamisesta ja työntekopaikastaan vähintään puolet työajastaan. Vaikka monella työnantajalla on jo ollut käytössään joustavia työaikaratkaisuja ennen kyseistä lakimuutostakin, on uusi työaikamuoto herättänyt asiakkaissamme lisääntyvissä määrin kiinnostusta.

Kellokortti.fi soveltuu hyvin myös joustotyöaikaa noudattavien työntekijöiden työajanseurantaan. Tässä artikkelissa käymme läpi sitä, kenelle joustotyöaika soveltuu, mitä vaikutuksia sillä on työajanseurantaan ja miten joustotyöaika otetaan Kellokortissa käyttöön.

Joustotyöaika – mistä on kysymys ja kenelle se sopii?

Joustotyöaika kehitettiin vastaamaan työelämässä tapahtuneisiin muutoksiin, sillä varsinkin asiantuntijatyössä kiinteiden työaikojen ja työpisteiden merkitys on pienentynyt ja painopiste on siirtynyt enemmän työn tuloksiin. Joustotyöaika työaikamuotona mahdollistaakin työntekijälle entistä suuremman vapauden suunnitella omaa työtään.

Joustotyöaikaa voidaan hyödyntää tehtäviin, jossa vähintään puolet työajasta on sellaista, jonka sijoittelusta ja työntekopaikasta työntekijä voi päättää itse. Pääasiassa se siis soveltuu vaativaa tietotyötä tekeville asiantuntijoille. Joustotyöajasta voidaan kuitenkin sopia myös muunlaisissa työtehtävissä. Esimerkiksi myyntityötä tekevälle joustotyöaika voi olla vaihtoehto, jos myyjällä on mahdollisuus vaikuttaa asiakastapaamisten aikatauluihin vähintään puolet ajasta.

Joustotyöaikaan liittyen työnantajan rooliin kuuluu erityisesti työtehtävien ja niiden tavoitteiden määrittäminen. Työnantajan tulee myös pitää työaikakirjanpitoa työntekijälle kertyneistä säännöllisen työajan tunneista ja viikkolepoajasta, sekä varmistaa lain toteutuvan niissä.

Työajanseuranta joustotyöajassa

Joustotyöajasta tulee aina tehdä kirjallinen sopimus työnantajan ja työntekijän välillä ennen sen käytön aloittamista ja sopimuksen sisällöllä on vaikutusta myös työajanseurantaan. Sopimuksesta on ilmettävä mm. työpäiviksi käytössä olevat päivät, viikoittaisen vapaa-ajan sijoittuminen, mahdollinen kiinteä työaika, sekä työaika, jota sovelletaan sopimuksen mahdollisen päättymisen jälkeen. Lisätietoa sopimuksesta löydät mm. työsuojelu.fi-sivustolta.

Joustotyöajassa työntekijän tehtävä on toimittaa työnantajalle palkanmaksukausittain luettelo tekemistään työtunneista. Työaikatiedoista tulee ilmetä viikkotasolla tehdyt tunnit ja lepoaika. Seuranta voidaan tehdä esimerkiksi työntekijän itse kasaamalla listalla tai kirjaamalla tehdyt työtunnit Kellokortin kaltaiseen nykyaikaiseen järjestelmään. Lähtökohtaisesti työnantajan tulee luottaa siihen, että työntekijän ilmoittamat työtunnit pitävät paikkansa.

Työtuntien seurannassa työnantajan tulee kiinnittää huomiota erityisesti viikkolevon toteutumiseen ja työajan tasoittumiseen pidemmällä ajanvälillä.

Joustotyöaikaa noudattavalla työntekijällä tulee aina olla vähintään 35 tuntia keskeytymätöntä lepoaikaa viikossa. Se voidaan toteuttaa esimerkiksi jo sopimusvaiheessa sijoittamalla työajan ulkopuolelle tietty viikonpäivä, jolloin työntekijän viikkolepo sijoittuu aina samalle päivälle. Jos työntekijä saa sopimuksensa mukaan työskennellä kaikkina viikonpäivinä, tulee työnantajan seurata viikkolevon toteutumista hieman eri tavalla.

Joustotyöaikaan liittyen löytyy myös sääntöjä vuorokausilevon toteutumiselle. Työntekijälle on annettava aina työvuoron alkamista seuraavan 24 tunnin aikana vähintään 11 tunnin keskeytymätön lepoaika varallaoloaikana tehtyä työtä lukuun ottamatta. Joustotyöajassa tämä aika voidaan kuitenkin lyhentää työntekijän aloitteesta 7 tuntiin.

Tasoittumisjaksolla tarkoitetaan taas ajanjaksoa, jonka kuluessa työntekijän viikoittaisen työajan tulee tasoittua. Joustotyöaikaa tekevillä se saa olla keskimäärin enintään 40 tuntia neljän kuukauden ajanjakson aikana.

Lähtökohta joustotyössä on se, että työt tehdään arkipäivisin, mutta myös sunnuntaityötä voidaan teettää sovittaessa. Sunnuntaikorvauksen maksaminen riippuu siitä, voiko työntekijä itse määrätä työskentelystään sunnuntaisin. Mikäli työnantaja edellyttää sunnuntaityötä, tulee siitä maksaa korvaus. Samoin lisä- ja ylityön tekeminen edellyttää joustotyössäkin aina työnantajan määräystä.

Ota nämä huomioon, kun seuraat joustotyöaikaa Kellokortilla

Kellokortti.fi soveltuu hyvin työajanseurantaan työntekijöille, jotka noudattavat joustotyöaikaa. Näille työntekijöille laitetaan tyypillisesti mobiili- ja selainlisenssit käyttöön, jolloin työaikaleimauksia voidaan tehdä missä ja milloin tahansa. Työntekijöille voidaan myös antaa muokkausoikeudet kalenterilleen, jolloin he voivat täyttää toteutuneet tunnit palveluun itselleen sopivana ajankohtana.

Joustotyöaikaa tekevät henkilöt voidaan erottaa palvelussamme omaan työaikaryhmäänsä, jolloin heitä koskevat säännöt saadaan muokattua keskitetysti siellä. Ryhmän asetuksissa voidaan esimerkiksi määrittää, mikäli säännöllinen työaika ei voi sijoittua joillekin päiville (kuten viikonlopuille) tai työaikaryhmän halutaan noudattavan jotain tiettyä oletustuntilajia.

Raportoinnin kannalta kannattaa myös miettiä, halutaanko joustotyöaikaan käytettyjä tunteja erotella jollakin tavalla. Jotkin asiakkaistamme ovat erotelleet ne nimenomaan erillisellä tuntilajilla, jolla voidaan ohittaa liukumaa rajoittavat kellonajat työajoissa ja joka tietysti voidaan erotella raporteissa. Toinen vaihtoehto on hyödyntää kohteita, jolloin tieto kulkeutuu myös raporteille.

Koska joustotyön mittaamisessa korostuu työn tulokset, monet työnantajat kaipaavat parempaa näkyvyyttä siihen, mihin työntekijöiden aika on kulunut ja mitä on saatu tehtyä. Työntekijää voidaankin pyytää Kellokortissa erittelemään tekemänsä työtunnit esimerkiksi kohteilla tai vaikka kuvaamalla ne avoimeen selityskenttään.

Palvelustamme löytyy myös enimmäistyöajan seurantaraportti, joka mahdollistaa työajan tasoittumisen seurannan lain mukaisesti neljän kuukauden ajanjaksoissa. Koska palveluumme merkitään työtunnit aina kellonajoittain, on sieltä myös helppo tarkistella viikkolevon toteutumista.

Mikäli kaipaat lisätietoja joustotyöajan seuraamisesta Kellokortissa, ole yhteydessä myyntimme tai tukeemme.

Työ on nykyään entistä vähemmän aikaan ja paikkaan sidoksissa. Nykyaikaisen työajanseurannan tuleekin vastata muuttuneisiin työelämän tarpeisiin ja soveltua esimerkiksi liikkuvan työn tekemiseen.

Matkapuhelinseuranta yleistyy

Työajanseurantapalvelua valittaessa yksi ensimmäisistä päätöksistä koskee tapaa tehdä leimauksia. Halutaanko edelleen leimata erillisellä laitteella vai olisiko matkapuhelimella tehtävä seuranta kuitenkin jo parempi vaihtoehto? Etätöiden ja liikkuvan työn lisääntymisen myötä matkapuhelimella tehtävä työajanseuranta on yleistynyt vuosi vuodelta.

Matkapuhelin lisää joustavuutta työajanseurantaan. Esimerkiksi Kellokortti.fi-palvelu toimii sekä selaimella että omina sovelluksinaan. Sisään pystyy kirjautumaan missä ja milloin tahansa, eli työaikaleimaukset ja poissaoloilmoitukset voidaan tarvittaessa tehdä vaikkapa asiakaskäynneillä tai kotoa.

Vaikka matkapuhelinleimaus lisääntyy, saatetaan sitä täydentämään kuitenkin hankkia laitteita. Liikkuvaa työtä tekevä työntekijä voikin toimistolla käydessään leimata leimauslaitteella, mutta taas tilanteen vaatiessa puhelimellaan. Pilvipalveluna toteutettu työajanseuranta on aina ajan tasalla, oli leimaustapa mikä hyvänsä.

Paikkatietoinen työajanseuranta

Matkapuhelinseurannan yksi suurimmista huolenaiheista on sen luotettavuus. Moni työnantaja pohtii, tehdäänkö työaikaleimaus oikeasti työpisteellä vai kenties jossain muualla. Luotettavuutta helpottamaan on tehty paikkatietoinen työajanseuranta, jolla nähdään leimaushetken sijainti ja tarvittaessa voidaan esimerkiksi asiakkaalle todistaa työn tulleen aloitetuksi oikeassa osoitteessa. Ominaisuus on käytössä usein juuri liikkuvaa työtä tekevillä työntekijöillä.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on ottanut kantaa sivuillaan, että ennen sijaintitietojen keräämistä työnantajan tulee tehdä vaikutustenarviointi. Paikannuksen käyttäminen työajanseurantaan voi olla mahdollista liikkuvassa työssä, joissa työntekijä tekee työtään kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajan valvontaan ole käytössä muita keinoja. Lisätietoja löydät Tietosuoja.fi-sivustolta.

Seurantakohteiden hyödyntäminen

Pelkkien leimaustietojen kerääminen ei ole todiste työn tehokkuudesta tai poista esimiesvastuuta. On työaikaleimaus tehty sitten toimiston kiinteällä päätteellä tai kotoa matkapuhelimella, pitää työnantajan tai esimiehen silti seurata työtehtävien toteutumista.

Yksi keino seuranta työajan käyttöä on ottaa käyttöön kohdeseuranta, jolla saadaan lisätietoa ja raportteja työkohteisiin käytetystä ajasta. Kellokortti.fi-palvelussa seurantakohteita voidaan kerätä viidellä eri tasolla ja kohteita voi olla rajaton määrä. Myös selityskenttiä voidaan käyttää keräämään lisätietoa eri tehdyistä työtehtävistä.

Huolellisesti suunnitellut asetukset helpottavat seurantaa

Työntekopaikkojen monipuolistuessa monet yritykset ovat kiinnittäneet erityistä huomiota työajanseurantajärjestelmän tarjoamiin asetuksiin, kuten tunti- ja päivälajeihin. Kellokortti.fi-palvelussa pääkäyttäjä voi aina tarpeen mukaan luoda uusia valintavaihtoehtoja palveluun, mutta myös tukemme auttaa näihin liittyvissä kysymyksissä.

Tuntilajeilla erotellaan päivän aikana tehtävät kirjaukset erityyppisiin tapahtumiin. Tuntilaji voi olla tyypiltään esimerkiksi työaikaa, matka-aikaa, sairasaikaa tai ylitöitä, ja niitä koskevat erilaiset työaika- ja liukumakäsittelyt. Kevään 2020 koronakriisi aktivoi monet yritykset luomaan erityisesti uusia tuntilajeja etätyötä varten, jotta työajaksi laskettavat tunnit voidaan erotella tarkemmin toimistolla, etänä tai vaikkapa asiakkailla tehdyiksi.

Päivälajeilla taas viitataan koko päivän kestäviin tapahtumiin. Nykyisin on hyvin tyypillistä, että myös niihin halutaan lisää vaihtoehtoja ja esimerkiksi poissaoloista halutaan entistä tarkemmin tietoa. Aiemmin käytössä saattoi olla esimerkiksi vain yksi sairaspoissaolovaihtoehto, mutta nyt monet yritykset erottelevat sairaspoissaolot omalla ilmoituksella tai esimiehen luvalla tapahtuviin poissaoloihin sekä lapsen sairastumisesta johtuviin poissaoloihin.

Uusien tunti- ja päivälajien luominen on hyödyllistä seurannan lisäksi myös työturvallisuuden kannalta, sillä esimerkiksi tulipalotilanteissa saadaan tarkempaa tietoa rakennuksessa läsnä olevista henkilöistä sekä niistä, jotka leimauksien mukaan ovat pois paikalta. Kehotammekin asiakkaitamme aina pohtimaan tarkasti, mitä kaikkea halutaan palvelussamme erotella ja luomaan Sentraali-linkin, jonka avulla saadaan aina reaaliaikainen tieto läsnäolijoista.

Koronaepidemia on lisännyt etätöitä monilla työpaikoilla ympäri maailman. Se on myös lisännyt meillä kysymyksiä työajanseurannasta etätyöpäivinä. Olemme koonneet tähän blogiin muutamia asioita, joita kannattaa ottaa huomioon etätyön seurannassa.

Työaikalaki ja etätyö

Voimassa oleva työaikalaki vaatii suomalaiselta työnantajalta työaikakirjanpitoa tehdystä työstä myös asiantuntijatehtävissä. Vastaavasti toukokuussa 2019 saatiin myös päätös Euroopan unionin tasolla, mikä edellyttää, että kaikissa jäsenmaissa työnantajien on mitattava työntekijöiden päivittäistä työaikaa. Uudessa työaikalaissa työajan käsitettä ei ole sidottu tiettyyn työpaikkaan, joten kotona tehtävä työ ei jää soveltamisalan ulkopuolelle. Näin ollen työajanseurantaa vaaditaan myös etätyössä ja työnantajan tehtävänä on miettiä, miten se toteutetaan.

Työajanseurannan toteutus etätyössä

Kun työnantaja pohtii ratkaisua työajanseurantaan, on siihen käytettävä työkalu usein ensimmäisten hoidettavien asioiden listalla. Työajanseurannan suhteen on tyypillistä, että etätyötä tekevillä on käytössään mobiilileimaus, eli työaikaleimaukset onnistuvat matkapuhelimella. Toinen palvelustamme löytyvä vaihtoehto on hyödyntää Omaleimauspäätettä, joka vaatii sekin mobiili- ja internetlisenssin käyttäjille.

Nyt kun etätyötä siirrytään tekemään laajemmin ympäri Suomen, kannustamme työnantajia ottamaan käyttöönsä mobiilileimauksen myös niille työntekijöille, joilla sitä mahdollisuutta ei aiemmin ole ollut. Lisenssit voidaan säätää aina käyttäjäkohtaisesti, eli lisenssi voidaan antaa niille, ketkä sen tarvitsevat.

Mikäli haluat hankkia nykyaikaisemman työajanseurannan, olethan yhteydessä myyntiimme. Nykyasiakkaamme voivat taas suoraan olla yhteydessä tukeemme, mikäli kaipaavat koulutusta tai tukea mobiiliseurannan suhteen.

Työajanseurannan pelisäännöt

Etätyössä on tärkeää, että sovitaan yhteisistä pelisäännöistä etukäteen esimerkiksi työtehtäviin, työajanseurantaan ja tietoturvaan liittyen. Työntekijän kanssa voidaan myös sopia esimerkiksi tavoitettavuudesta ja muusta etätyöetiketistä, eli onko etätyöpäivinä kalenteri lähtökohtaisesti auki tapaamisille ja osallistuuko työntekijä millä tavalla palavereihin.

Työnantajan tulee myös miettiä yhteiset säännöt työaikaleimauksille. Voidaanko leimauksia tehdä normaalityöajoista poikkeavina aikoina? Leimataanko vain työn aloitus- ja lopetusajat, vai leimataanko myös esimerkiksi lounaat ja muut tauot? Etätyöpäivien suhteen voidaan päättää erikseen, kerryttävätkö ne samalla tavalla liukumasaldoja kuin työpaikalla tehtävä työ. Mikäli etätyöaikaa koskevat eri säännöt kuin toimistolla tehtävää työtä tai etätyötunnit halutaan erotella raporteille, tulee palveluumme luoda niille erillinen tuntilaji.

Luotettavuutta etätyön työajanseurantaan saadaan myös paikkatietoisesta työajanseurannasta. Kun matkapuhelinleimauksiin saadaan mukaan GPS-koordinaatit ja leimauspaikan lähiosoite, voidaan nähdä työntekijän aloittaneen etätyöt tai vaikkapa asiakaskäynnin oikeassa paikassa.

Reaaliaikainen paikallaolotieto työntekijöistä

Työajanseurantapalveluissa, kuten Kellokortti.fi-palvelussa, voi olla tarve nähdä työntekijöiden reaaliaikainen paikallaolotieto yhdessä näkymässä. Kellokortti.fi-palvelun Sentraalissa voidaan nähdä tieto työntekijöiden viimeisimmistä leimauksista ja leimauksien syistä. Esimerkiksi esimiehelle voi olla erittäin hyödyllistä nähdä, ketkä alaisista ovat paikalla toimistolla ja ketkä ovat etänä. Suosittelemmekin Sentraalin hyödyntämistä näin etätyön lisääntyessä, mutta yrityksen tulee harkita sisäisesti, kenelle sen tiedot voidaan jakaa.

Heräsikö kysymyksiä tai haluatko tarjouksen työajanseurannasta? Olethan yhteydessä myyntiimme!

Työtuntien hyväksyntä nousee usein esille, kun harkitaan työajanseurantajärjestelmän hankintaa. Yrityksessä joudutaan päättämään, miten merkityt tunnit korjataan ja katsotaan valmiiksi ja kenellä on oikeuksia tehdä muutoksia tuntimerkintöihin. Pyrimme tässä kirjoituksessa vastaamaan keskeisimpiin hyväksyntää koskeviin kysymyksiin.

Miten valita yritykselle oikeanlainen hyväksyntämenettely?

Kellokortti.fi-palvelussa hyväksyntä on mahdollista toteuttaa yksiportaisesti tai kaksiportaisesti. Hyväksyntään vaikuttaa myös se, onko työntekijöillä mahdollisuuksia päästä työaikakalenterille tarkastelemaan ja muokkaamaan kirjauksiaan.

Karkeasti katsottuna Kellokortti.fi-palvelussa on neljä tyypillistä hyväksyntämenettelyä:

1. Työntekijä tekee työaikaleimaukset laitteella ja ei pääse muokkaamaan tuntejaan. Kirjaukset merkitään automaattisesti valmiiksi tiettynä ajankohtana ja hyväksynnän kirjauksille tekee esimies tai muu määritetty henkilö.
2. Työtekijä tarkistaa ensin oman tuntikirjanpitonsa ja merkitsee viikon valmiiksi, jonka jälkeen esimies tai hyväksyjä merkitsee tunnit hyväksytyksi.
3. Työntekijän tehtyä omat korjauksensa hyväksyntä tapahtuu kaksiportaisesti. Ensin projektipäällikkö tarkistaa tunnit omalta osaltaan ja merkitsee ne hyväksytyksi. Tämän jälkeen esimies tai hyväksyjä tarkistaa ja hyväksyy tunnit vielä omasta puolestaan, milloin ne ovat valmiit lähetettäväksi palkanlaskentaan.
4. Hyväksyntämenettelyä ei ole käytössä, eli tunteja ei hyväksytä ollenkaan.

Tyypillisesti yrityksessä on ollut käytössä jo jonkinlainen hyväksyntä ennen kuin työajanseurantaohjelma hankitaan. Paperiset tuntilaput on saatettu esimerkiksi toimittaa yrittäjälle, joka tarkistaa ne ennen lähetystä palkanlaskentaan. Vanhaa mallia voidaankin aina käyttää pohjana uudelle tai hyväksyntää voidaan lähteä kehittämään muun työajanseurannan ohella.

Miten varmistaa tuntikirjanpidon luotettavuus?

Monesti hyväksyntämenettelyä valittaessa saamme asiakkailta kysymyksen: mistä tiedän, ettei muokkauksia tekemällä huijata? Luottamus on tietenkin isossa osassa, kun määritetään työntekijöiden oikeuksia tehdä muokkauksia työtunteihin tai aikapankkitapahtumiin. Palvelussamme on kuitenkin helppo huomata, jos kirjauksia on muokattu. Kirjaus vaihtaa väriä, jos kellonaikoja on muutettu ja alkuperäiset leimaukset löytyvät aina leimauslokilta.

Työajanseurantaohjelman lisäksi yritykset sopivat monesti myös erilaisista hyväksyntää täydentävistä toimintatavoista. Tyypillinen esimerkki tästä voi olla viikonpäivä, johon mennessä edellinen viikko tulee olla tarkastettuna ja valmiina hyväksyttäväksi. Toinen hyvä toimintatapa olisi pyytää työntekijöitä lisäämään kirjaukselle selitys, jos muutoksia on tehty. Hyväksyjän on helpompi ymmärtää jälkikäteen muuttuneet kellonajat, jos työntekijä on selityskentässä kertonut unohtaneensa tehdä leimauksen. Tuntikirjauksille voidaan myös jälkikäteen lisätä esimerkiksi kohde- tai laskutettavuustietoja, jotka hyödyttävät yritystä monella tavalla.

Mitä näkymiä ja raportteja hyväksyjä voi hyödyntää?

Kellokortti.fi-palvelussa on monipuolisesti näkymiä ja raportteja hyväksyjän käyttöön.

Kun tunnit on merkitty valmiiksi tai työntekijä on laittanut esimerkiksi lomatoiveen hyväksyttäväksi, saa hyväksyjä siitä tiedon aina palvelumme etusivulla. Hyväksyjän tärkein työkalu on keskitetty hyväksyntänäkymä, jossa hyväksyntää odottavia työtunteja, matkalaskuja, sekä lomia ja poissaoloja päästään tarkastelemaan. Hyväksyjä voi halutessaan tehdä muokkauksia tai hylätä tapahtuman, jolloin se siirtyy takaisin hyväksyntäprosessissa odottamaan korjauksia. Hyväksyntänäkymän lisäksi hyväksyjälle löytyy mm. resurssinäkymä ja viikkotilanne.

Raporteista tyypillisimmin hyödynnettäviä ovat erilaiset työaikaraportit, joista nähdään työaikakirjaukset ja aikapankkien kehitys halutulta aikaväliltä.  Hyväksyjän raporteista löytyy myös henkilöiden perustietoraportti ja yhteenvetoraportti, sekä raportti kaikkien hyväksyjän henkilöiden aikapankkisaldoista.

Voiko hyväksytyt tunnit siirtää suoraan palkanlaskentaan?

Tuntien hyväksyntä on tärkeää erityisesti palkanlaskennan kannalta. Kun tunnit lähetetään palkanlaskentaan, on kaikkien etujen mukaista, että esimerkiksi tehdyt ylityöt ja käytetyt lomat saadaan laskettua kerralla oikein.

Mikäli työajanseurantaohjelmisto otetaan käyttöön yrityksessä, jossa tyypillisesti tehdään vain kuukausipalkalla töitä ja ylityöt ovat harvinaisia, palkanlaskentaan toimitetaan yleensä pelkkä työaikaraportti. Siitä käy ilmi, milloin työntekijä on ollut töissä ja jos hänelle on kertynyt sairaspäiviä tai lomapäiviä. Malliraportteja löydät täältä:  https://www.kellokortti.fi/monipuoliset-raportit/

Jos taas yrityksessä tehdään säännöllisesti ylitöitä tai maksetaan kellonaikaan perustuvia lisiä, kannattaa yritykseen rakentaa oma TES-tulkinta.  TES-tulkinta muodostaa kertyneistä työtunneista palkkatapahtumia, eli muokkaa ne palkanlaskentaohjelman kannalta hyödylliseen muotoon. Kellokortti.fi-palvelun palkkarobotti mahdollistaa alan joustavimman TES-tulkinnan. Se rakennetaan toimimaan juuri yrityksen omien maksuperusteiden mukaisesti – joko työehtosopimuksen tai paikallisten sopimusten mukaan. Lisätietoa täältä: https://www.kellokortti.fi/tes-tulkinta/

Kun yrityksen tunnit ovat palkanlaskentaohjelman kannalta hyödyllisessä muodossa, voidaan hyväksytyt tunnit toimittaa suoraan palkanlaskentaan integraatiolla.

Työturvallisuus on asia, joka kannattaa ottaa tasaisin väliajoin parempaan tarkasteluun. Siihen liittyy niin fyysisten, psyykkisten kuin sosiaalisten työolojen parantaminen.

Työsuojeluviranomaisten tekemissä työsuojelutarkastuksissa on havaittu, että työpaikkojen välillä on paljon eroja työsuojeluasioiden hoitamisessa. Osalla työpaikkoja työturvallisuusjohtaminen ja työolot ovat hyvällä tolalla, mutta osalla löytyy merkittäviä puutteita ja varsinkin pienillä työpaikoilla on ongelmia ja tietämättömyyttä enemmän. (lähde: TTK)

Työajanseuranta on yksi asia, joka nousee usein työsuojelutarkastuksissa esille. Sen lisäksi, että työaikakirjanpito on lakisääteistä, voidaan työajanseurannalla merkittävästi lisätä työturvallisuutta. Tässä blogissa kerromme, miten hyödyntää työajanseurantaa työsuojelussa.

Kuormituksen seuranta helpottuu työajanseurannalla

Yksi työsuojeluviranomaisten tekemistä havainnoista on, ettei psykososiaalisiin kuormitustekijöihin kiinnitetä yhtä järjestelmällisesti huomiota kuin fyysisiin työturvallisuustekijöihin. Tämä siitäkin huolimatta, että moni työpaikka yrittää tänä päivänä panostaa työhyvinvointiin. (lähde: TTK)

Psykososiaalisilla kuormitustekijöillä tarkoitetaan työn sisältöön, järjestelyihin ja työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviä asioita, jotka voivat tuottaa työntekijälle haitallista kuormitusta. Tietyillä aloilla, kuten asiantuntija- ja toimistotyössä, on tämän kaltainen kuormitus yleisempää kuin fyysinen kuormitus. Päivät voivat esimerkiksi venyä pitkiksi ja työ tunkea ajatuksiin myös vapaalla. Asiantuntijoilla ja myyntityötä tekevillä saattaa myös olla poikkeuksellisen pitkiä työhön liittyviä matka-aikoja tai iltatapahtumia, jotka vievät aikaa pois perheeltä ja vapaa-ajalta. Tähän on kiinnitetty myös entistä paremmin huomiota vuoden 2020 alusta voimaan tulleessa työaikalaissa, sillä siinä säädetään tarkemmin työn enimmäismäärästä tietyllä ajanjaksolla.

Työajanseurannalla kuormitusta voidaan hallita järjestelmällisesti. Sillä saadaan tiedot tehdyistä työtunneista, ylitöiden määrästä, palautumiseen jääneestä ajasta ja sairaspoissaoloista. Monilla aloilla on myös hyödyllistä seurata esimerkiksi matka-aikaa, vaikkei sitä laskettaisikaan suoraan työajaksi. Kun työnantajalla on keino seurata kuormituksesta kertovia merkkejä, on niihin helpompi puuttua.

Resurssien hallinta helpommaksi

Samalla kun seurataan yksilön kuormitusta, on hyvä myös kriittisesti tarkastella ajankäyttöä koko organisaatiossa. Miten kauan projekteihin käytetään aikaa? Joudutaanko tekemään paljon ylitöitä, jotta aikatauluissa pysytään? Työllistävätkö jotkin asiakkaat enemmän, kuin sopimukseen kuuluu? Painottuuko työt liikaa jollekin työntekijälle ja taas toiselle voisi olla mielekkäämpää saada enemmän?

Kun työnantajalla on käsitys siitä, miten työaikaa käytetään organisaatiossa, on resurssien suunnittelu helpompaa. Vastaavasti myös työntekijöiden jaksaminen paranee, kun työt on mitoitettu ja aikataulutettu realistisesti.

Reaaliaikainen paikallaoloseuranta

Jos työpaikallasi syttyy tulipalo, pystyykö joku teillä tarkistamaan, ketkä henkilökunnasta ovat olleet paikalla ja pääsivätkö kaikki ulos turvallisesti?

Työturvallisuuden kannalta on tärkeää, että reaaliaikainen tieto läsnäolijoista on helposti saatavilla. Tyypillisesti tämä tieto on saatavissa työajanseurannan kautta ja uutta ohjelmaa hankkiessa kannattaakin varmistua siitä, että ominaisuus löytyy.

Työajanseurannasta turvaa ristiriitatilanteisiin

Työajanseuranta on sekä työnantajan että työntekijän turva ristiriitatilanteissa. Oikeastaan kaikkien työelämässä tulee eteen tilanteita, joissa tehdyistä tunneista, palkasta tai läsnäolosta voi olla epäselvyyksiä. Kun kaikista tehdyistä työtunneista jää tiedot järjestelmään, voidaan asia aina tarkistaa jälkikäteen. Palvelustamme myös nähdään, mikäli tunteihin on tehty muokkauksia ja kuka ne on tehnyt, eli tunteja ei voida jälkikäteen peukaloida.

Palvelussamme on myös mahdollista ottaa käyttöön lomasuunnitteluominaisuus, jossa vuosilomien ja poissaolojen suunnittelu onnistuu kätevästi. Palvelu laskee silloin puolestasi lauantaisäännöt ja arkipyhät, sekä laskee lomapäiväkertymät automaattisesti, jolloin niistäkin jää paremmin tiedot talteen kuin perinteisemmillä menetelmillä.

Yleisesti ottaen voidaan todeta, että niin ristiriitatilanteissa kuin tavallisessa työarjessa järjestelmän etu verrattuna perinteisiin menetelmiin on sen objektiivisuus, luotettavuus ja tasapuolisuus. Ilman järjestelmää työmäärän seuranta, levon riittävyys ja enimmäistyöajan tarkkailu jäävät helposti työnantajan harkinnan varaan. Kun seuranta on järjestetty kunnolla, voivat työntekijät luottaa asioiden olevan hoidossa ja tietää tulevansa kohdelluksi samoin säännöin kuin muutkin.

—

Blogin alussa kerroimme työajanseurannan tarpeen nousevan usein esille työsuojelutarkastuksissa. Vaikka osa yrityksistä kokee työaikakirjanpidon velvoitteet vanhanaikaisina, kasvavissa määrin lähtökohta hankinnalle tulee työntekijöiden toiveesta tai koska halutaan parantaa työturvallisuutta ja työssä jaksamista.

Harkitsetteko työajanseurannan hankintaa? Oppaamme kertoo, miten löytää yrityksen kannalta sopivin ja tehokkain järjestelmä. Lue lisää >>