Kattava käyttöönottokoulutus kerää kehuja

”Käyttöönottokoulutus oli selkeää ja siinä käytiin hyvin läpi ne asiat, joita me tarvitsemme.”

”Kouluttaja oli ammattitaitoinen ja kouluttajalla oli hyvät aineistot/työkalut koulutuksessa, mikä edesauttoi johdonmukaista ja selkeää koulutusta.”

”Koulutuksen juoksutus oli hyvin suunniteltu. Kouluttajan erinomainen ammattitaito ja kokemus mahdollisti tehokkaan ratkaisukeskeisen koulutuksen, jossa asiakkaan määrittely onnistuttiin tekemään lennosta.”

Käyttöönottokoulutus on oleellinen osa tarjoamaamme Kellokortti.fi-palvelua ja olemmekin saaneet vuosien mittaan siitä paljon positiivista palautetta. Koulutuksen avulla varmistetaan, että palvelu toimii juuri toivotulla tavalla ja että pääkäyttäjä osaa käyttää järjestelmää sujuvasti. Tässä kirjoituksessa käymme läpi käyttöönottokoulutuksemme sisältöä ja siihen valmistautumista.

Käyttöönottoon valmistautuminen

Yrityksillä on paljon erilaisia tarpeita työajanseurannalle. Osa haluaa mahdollistaa työntekijöiden pyynnöstä liukuvan työajan ja käyttää työajanseurantaa pääasiassa liukuman seurantaan. Toisilla yrityksillä työajanseuranta on suora peruste palkalle ja tiedot palkkatapahtumista täytyy saada suoraan palkanlaskentaan. Ennen käyttöönottokoulutusta yrityksellä olisi hyvä olla selkeä mielikuva siitä, mitä kaikkea työajanseurannan halutaan tekevän ja mitä asioita sillä tulee seurata.

Ennen koulutusta kehotamme yrityksiä mm. pohtimaan:

  • Millaisia työaikaryhmiä yrityksessä on? Työaikaryhmä koostuu henkilöistä, joilla on samanlaiset työajat, työvuorot tai muut työajan laskentasäännöt.
  • Millaisia työaikakirjauksia tarvitaan? Esimerkkejä tuntikohtaisista kirjauksista on työaika, matka-aika ja päivystys. Päiväkohtaisia kirjauksia voi olla esimerkiksi sairaspäivä tai etäpäivä.
  • Millaisia työvuoroja tehdään? Työvuorolle määritetään mm. päivittäinen työaika, liukumarajat ja lounastaukojen käsittely.
  • Onko tarvetta kohdeseurannalle? Kohdeseurannalla voidaan seurata esimerkiksi projekteihin, työmaihin tai työvaiheisiin käytettyä työaikaa.

Monella yrityksellä käyttöönottokoulutus on ensimmäinen kerta, kun nämä asiat joudutaan määrittämään tarkasti. Suosittelemmekin sisäisesti valmistautumaan käyttöönottoon pohtimalla, minkälaisia määrityksiä tarvitaan. Ei kuitenkaan hätää, mikäli jostain ei olla varmoja! Meidän tehtävämme on opastaa ja toteuttaa yrityksen toiveita koulutuksen aikana. Muutoksia on myös mahdollista tilata jälkikäteen, mikäli tarvetta tulee.

Käyttöönottokoulutuksen sisältö

Käyttöönottokoulutuksemme järjestetään pääasiassa etäpalaverilla tai yrityksen niin toivoessa paikan päällä kilometrikorvauksia vastaan. Käyttöönotto pystytään tekemään tunnetusti nopealla aikataululla ja palvelu on yleensä käyttövalmis heti koulutuksen jälkeen.

Aloitamme käyttöönottokoulutuksen keskustelemalla yrityksen tarpeista. Koulutus räätälöidään niiden mukaisesti ja siinä keskitytään juuri yrityksen kannalta olennaisiin asioihin. Tavoitteena on, että ympäristöön ei tule mitään turhaa, vaan siellä on kaikki yrityksen kannalta tarvittava.

Riippuen yrityksen tarpeista, koulutus voi pitää sisällään esimerkiksi seuraavia asioita:

  • Työaikaryhmät (työajat, lounaan käsittely, liukumarajat, ylityöt jne.)
  • Tuntilajit (kuten matka-aika, sairaus ja työaika)
  • Päivälajit (koko päivän poissaolot, kuten saldovapaa, kertausharjoitus tai sairas lapsi)
  • Leimaussyyt (esimerkiksi lounaalle tai työasialle)
  • Kohdeseuranta (mitä seurataan ja onko seuranta monitasoista)
  • Yleiset asetukset (kuten leimauslaitteen asetukset)
  • Henkilöiden luonti
  • Työaikakalenterin hallinta
  • Hyväksyntä (halutaanko yritykseen jokin hyväksyntäjärjestely käyttöön)
  • Raportit (mitkä raportit ovat yrityksen kannalta tärkeimmät)
  • Lisäominaisuudet osana käyttöönottokoulutusta ja omana erillisenä koulutuksenaan

Mikäli yritykselle rakennetaan yrityskohtainen palkkarobotti, vaikuttaa se myös palvelun käyttöönottoon ja millainen on käyttöönottokoulutus. Osa yrityksistä haluaa rakentaa palkkarobotin ennen palvelun käyttöönottoa, jolloin koulutus järjestetään vasta sen jälkeen. Joissain tapauksissa otetaan perusjärjestelmä käyttöön ensin ja robotti lisätään vasta useamman käyttövuoden jälkeen.

Käyttöönottokoulutuksen jälkeen järjestelmä otetaan yleensä yrityksissä nopeasti käyttöön. Suosittelemme tässä yhteydessä kertomaan työntekijöille, miksi työajanseuranta otetaan käyttöön ja mitä tietoja sillä aiotaan kerätä, eli esimerkiksi oletetaanko työntekijöiden seuraavan kohteita tarkasti. Työajanseuranta on myös monella tapaa hyödyllistä työntekijöille ja myös näistä puolista kannattaa muistuttaa käyttöönotossa. Moni työntekijä on esimerkiksi hämmästynyt liukumien myötä siitä, kuinka paljon tekeekään ylimääräisiä minuutteja viikon aikana. Lisätietoja seurannan eduista löydät mm. blogistamme Moderni työajanseuranta parantaa työhyvinvointia.

Heräsikö sinulle kysymyksiä työajanseurannasta tai käyttöönottokoulutuksesta? Ole yhteydessä myyntiimme ja jutellaan lisää!