Työtuntien hyväksyntä nousee usein esille, kun harkitaan työajanseurantajärjestelmän hankintaa. Yrityksessä joudutaan päättämään, miten merkityt tunnit korjataan ja katsotaan valmiiksi ja kenellä on oikeuksia tehdä muutoksia tuntimerkintöihin. Pyrimme tässä kirjoituksessa vastaamaan keskeisimpiin hyväksyntää koskeviin kysymyksiin.
Miten valita yritykselle oikeanlainen hyväksyntämenettely?
Kellokortti.fi-palvelussa hyväksyntä on mahdollista toteuttaa yksiportaisesti tai kaksiportaisesti. Hyväksyntään vaikuttaa myös se, onko työntekijöillä mahdollisuuksia päästä työaikakalenterille tarkastelemaan ja muokkaamaan kirjauksiaan.
Karkeasti katsottuna Kellokortti.fi-palvelussa on neljä tyypillistä hyväksyntämenettelyä:
- Työntekijä tekee työaikaleimaukset laitteella ja ei pääse muokkaamaan tuntejaan. Kirjaukset merkitään automaattisesti valmiiksi tiettynä ajankohtana ja hyväksynnän kirjauksille tekee esimies tai muu määritetty henkilö.
- Työtekijä tarkistaa ensin oman tuntikirjanpitonsa ja merkitsee viikon valmiiksi, jonka jälkeen esimies tai hyväksyjä merkitsee tunnit hyväksytyksi.
- Työntekijän tehtyä omat korjauksensa hyväksyntä tapahtuu kaksiportaisesti. Ensin projektipäällikkö tarkistaa tunnit omalta osaltaan ja merkitsee ne hyväksytyksi. Tämän jälkeen esimies tai hyväksyjä tarkistaa ja hyväksyy tunnit vielä omasta puolestaan, milloin ne ovat valmiit lähetettäväksi palkanlaskentaan.
- Hyväksyntämenettelyä ei ole käytössä, eli tunteja ei hyväksytä ollenkaan.
Tyypillisesti yrityksessä on ollut käytössä jo jonkinlainen hyväksyntä ennen kuin työajanseurantaohjelma hankitaan. Paperiset tuntilaput on saatettu esimerkiksi toimittaa yrittäjälle, joka tarkistaa ne ennen lähetystä palkanlaskentaan. Vanhaa mallia voidaankin aina käyttää pohjana uudelle tai hyväksyntää voidaan lähteä kehittämään muun työajanseurannan ohella.
Miten varmistaa tuntikirjanpidon luotettavuus?
Monesti hyväksyntämenettelyä valittaessa saamme asiakkailta kysymyksen: mistä tiedän, ettei muokkauksia tekemällä huijata? Luottamus on tietenkin isossa osassa, kun määritetään työntekijöiden oikeuksia tehdä muokkauksia työtunteihin tai aikapankkitapahtumiin. Palvelussamme on kuitenkin helppo huomata, jos kirjauksia on muokattu. Kirjaus vaihtaa väriä, jos kellonaikoja on muutettu ja alkuperäiset leimaukset löytyvät aina leimauslokilta.
Työajanseurantaohjelman lisäksi yritykset sopivat monesti myös erilaisista hyväksyntää täydentävistä toimintatavoista. Tyypillinen esimerkki tästä voi olla viikonpäivä, johon mennessä edellinen viikko tulee olla tarkastettuna ja valmiina hyväksyttäväksi. Toinen hyvä toimintatapa olisi pyytää työntekijöitä lisäämään kirjaukselle selitys, jos muutoksia on tehty. Hyväksyjän on helpompi ymmärtää jälkikäteen muuttuneet kellonajat, jos työntekijä on selityskentässä kertonut unohtaneensa tehdä leimauksen. Tuntikirjauksille voidaan myös jälkikäteen lisätä esimerkiksi kohde- tai laskutettavuustietoja, jotka hyödyttävät yritystä monella tavalla.
Mitä näkymiä ja raportteja hyväksyjä voi hyödyntää?
Kellokortti.fi-palvelussa on monipuolisesti näkymiä ja raportteja hyväksyjän käyttöön.
Kun tunnit on merkitty valmiiksi tai työntekijä on laittanut esimerkiksi lomatoiveen hyväksyttäväksi, saa hyväksyjä siitä tiedon aina palvelumme etusivulla. Hyväksyjän tärkein työkalu on keskitetty hyväksyntänäkymä, jossa hyväksyntää odottavia työtunteja, matkalaskuja, sekä lomia ja poissaoloja päästään tarkastelemaan. Hyväksyjä voi halutessaan tehdä muokkauksia tai hylätä tapahtuman, jolloin se siirtyy takaisin hyväksyntäprosessissa odottamaan korjauksia. Hyväksyntänäkymän lisäksi hyväksyjälle löytyy mm. resurssinäkymä ja viikkotilanne.
Raporteista tyypillisimmin hyödynnettäviä ovat erilaiset työaikaraportit, joista nähdään työaikakirjaukset ja aikapankkien kehitys halutulta aikaväliltä. Hyväksyjän raporteista löytyy myös henkilöiden perustietoraportti ja yhteenvetoraportti, sekä raportti kaikkien hyväksyjän henkilöiden aikapankkisaldoista.
Voiko hyväksytyt tunnit siirtää suoraan palkanlaskentaan?
Tuntien hyväksyntä on tärkeää erityisesti palkanlaskennan kannalta. Kun tunnit lähetetään palkanlaskentaan, on kaikkien etujen mukaista, että esimerkiksi tehdyt ylityöt ja käytetyt lomat saadaan laskettua kerralla oikein.
Mikäli työajanseurantaohjelmisto otetaan käyttöön yrityksessä, jossa tyypillisesti tehdään vain kuukausipalkalla töitä ja ylityöt ovat harvinaisia, palkanlaskentaan toimitetaan yleensä pelkkä työaikaraportti. Siitä käy ilmi, milloin työntekijä on ollut töissä ja jos hänelle on kertynyt sairaspäiviä tai lomapäiviä. Malliraportteja löydät täältä: https://www.kellokortti.fi/monipuoliset-raportit/
Jos taas yrityksessä tehdään säännöllisesti ylitöitä tai maksetaan kellonaikaan perustuvia lisiä, kannattaa yritykseen rakentaa oma TES-tulkinta. TES-tulkinta muodostaa kertyneistä työtunneista palkkatapahtumia, eli muokkaa ne palkanlaskentaohjelman kannalta hyödylliseen muotoon. Kellokortti.fi-palvelun palkkarobotti mahdollistaa alan joustavimman TES-tulkinnan. Se rakennetaan toimimaan juuri yrityksen omien maksuperusteiden mukaisesti – joko työehtosopimuksen tai paikallisten sopimusten mukaan. Lisätietoa täältä: https://www.kellokortti.fi/tes-tulkinta/
Kun yrityksen tunnit ovat palkanlaskentaohjelman kannalta hyödyllisessä muodossa, voidaan hyväksytyt tunnit toimittaa suoraan palkanlaskentaan integraatiolla.
