Työ on nykyään entistä vähemmän aikaan ja paikkaan sidoksissa. Nykyaikaisen työajanseurannan tuleekin vastata muuttuneisiin työelämän tarpeisiin ja soveltua esimerkiksi liikkuvan työn tekemiseen.
Matkapuhelinseuranta yleistyy
Työajanseurantapalvelua valittaessa yksi ensimmäisistä päätöksistä koskee tapaa tehdä leimauksia. Halutaanko edelleen leimata erillisellä laitteella vai olisiko matkapuhelimella tehtävä seuranta kuitenkin jo parempi vaihtoehto? Etätöiden ja liikkuvan työn lisääntymisen myötä matkapuhelimella tehtävä työajanseuranta on yleistynyt vuosi vuodelta.
Matkapuhelin lisää joustavuutta työajanseurantaan. Esimerkiksi Kellokortti.fi-palvelu toimii sekä selaimella että omina sovelluksinaan. Sisään pystyy kirjautumaan missä ja milloin tahansa, eli työaikaleimaukset ja poissaoloilmoitukset voidaan tarvittaessa tehdä vaikkapa asiakaskäynneillä tai kotoa.
Vaikka matkapuhelinleimaus lisääntyy, saatetaan sitä täydentämään kuitenkin hankkia laitteita. Liikkuvaa työtä tekevä työntekijä voikin toimistolla käydessään leimata leimauslaitteella, mutta taas tilanteen vaatiessa puhelimellaan. Pilvipalveluna toteutettu työajanseuranta on aina ajan tasalla, oli leimaustapa mikä hyvänsä.
Paikkatietoinen työajanseuranta
Matkapuhelinseurannan yksi suurimmista huolenaiheista on sen luotettavuus. Moni työnantaja pohtii, tehdäänkö työaikaleimaus oikeasti työpisteellä vai kenties jossain muualla. Luotettavuutta helpottamaan on tehty paikkatietoinen työajanseuranta, jolla nähdään leimaushetken sijainti ja tarvittaessa voidaan esimerkiksi asiakkaalle todistaa työn tulleen aloitetuksi oikeassa osoitteessa. Ominaisuus on käytössä usein juuri liikkuvaa työtä tekevillä työntekijöillä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto on ottanut kantaa sivuillaan, että ennen sijaintitietojen keräämistä työnantajan tulee tehdä vaikutustenarviointi. Paikannuksen käyttäminen työajanseurantaan voi olla mahdollista liikkuvassa työssä, joissa työntekijä tekee työtään kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajan valvontaan ole käytössä muita keinoja. Lisätietoja löydät Tietosuoja.fi-sivustolta.
Seurantakohteiden hyödyntäminen
Pelkkien leimaustietojen kerääminen ei ole todiste työn tehokkuudesta tai poista esimiesvastuuta. On työaikaleimaus tehty sitten toimiston kiinteällä päätteellä tai kotoa matkapuhelimella, pitää työnantajan tai esimiehen silti seurata työtehtävien toteutumista.
Yksi keino seuranta työajan käyttöä on ottaa käyttöön kohdeseuranta, jolla saadaan lisätietoa ja raportteja työkohteisiin käytetystä ajasta. Kellokortti.fi-palvelussa seurantakohteita voidaan kerätä viidellä eri tasolla ja kohteita voi olla rajaton määrä. Myös selityskenttiä voidaan käyttää keräämään lisätietoa eri tehdyistä työtehtävistä.
Huolellisesti suunnitellut asetukset helpottavat seurantaa
Työntekopaikkojen monipuolistuessa monet yritykset ovat kiinnittäneet erityistä huomiota työajanseurantajärjestelmän tarjoamiin asetuksiin, kuten tunti- ja päivälajeihin. Kellokortti.fi-palvelussa pääkäyttäjä voi aina tarpeen mukaan luoda uusia valintavaihtoehtoja palveluun, mutta myös tukemme auttaa näihin liittyvissä kysymyksissä.
Tuntilajeilla erotellaan päivän aikana tehtävät kirjaukset erityyppisiin tapahtumiin. Tuntilaji voi olla tyypiltään esimerkiksi työaikaa, matka-aikaa, sairasaikaa tai ylitöitä, ja niitä koskevat erilaiset työaika- ja liukumakäsittelyt. Kevään 2020 koronakriisi aktivoi monet yritykset luomaan erityisesti uusia tuntilajeja etätyötä varten, jotta työajaksi laskettavat tunnit voidaan erotella tarkemmin toimistolla, etänä tai vaikkapa asiakkailla tehdyiksi.
Päivälajeilla taas viitataan koko päivän kestäviin tapahtumiin. Nykyisin on hyvin tyypillistä, että myös niihin halutaan lisää vaihtoehtoja ja esimerkiksi poissaoloista halutaan entistä tarkemmin tietoa. Aiemmin käytössä saattoi olla esimerkiksi vain yksi sairaspoissaolovaihtoehto, mutta nyt monet yritykset erottelevat sairaspoissaolot omalla ilmoituksella tai esimiehen luvalla tapahtuviin poissaoloihin sekä lapsen sairastumisesta johtuviin poissaoloihin.
Uusien tunti- ja päivälajien luominen on hyödyllistä seurannan lisäksi myös työturvallisuuden kannalta, sillä esimerkiksi tulipalotilanteissa saadaan tarkempaa tietoa rakennuksessa läsnä olevista henkilöistä sekä niistä, jotka leimauksien mukaan ovat pois paikalta. Kehotammekin asiakkaitamme aina pohtimaan tarkasti, mitä kaikkea halutaan palvelussamme erotella ja luomaan Sentraali-linkin, jonka avulla saadaan aina reaaliaikainen tieto läsnäolijoista.
