Usein työajanseurantaa hankittaessa yrityksillä on huoli siitä, miten tuleva työajanseuranta toimii juuri heidän tarpeissa. Huoli johtuu yleensä siitä, että vanha systeemi oli joko tehty suoraan yrityksen tarpeisiin (ja nyt on vain lakannut palvelemasta niitä) tai vanha järjestelmä on ollut niin jäykkä, ettei se esimerkiksi taivu nyt etätyöläisten tai liikkuvaa työtä tekevien työhön.
Työajanseurantaa on hyvä kartoittaakin, sillä vaihtoehtoja on markkinoilla monenlaisia. Kellokortti.fi-palvelussa jo perusasetuksilla saadaan tehtyä paljon. Esimerkiksi työaikaryhmämääritykset, tuntilajit ja päivälajit mahdollistavat palvelussamme monenlaisiin tarpeisiin taipuvaa seurantaa. Monille asiakkaillemme nämä asetukset riittävät tarpeiden toteuttamiseen jo sellaisenaan.
Yrityksellä voi kuitenkin olla erityisiä toiveita, joita ei saada suoraan asetuksilla toteutettua ja jotka halutaan osaksi työajanseurannan kokonaisuutta. Kellokortin erillisellä TES-tulkinnalla saadaan ratkottua erilaisia palkanlaskennan ongelmia ja olemme lisäksi toteuttaneet asiakkaillemme erilaisia integraatioita ja automatisointeja suoraan heidän tarpeisiinsa. Olemme koonneet tähän artikkeliin esimerkkejä siitä, millaisia asioita voidaan Kellokortissa toteuttaa.
Integraatiot asiakkaan tarpeiden mukaisesti
Kellokortti.fi on joustavasti integroitavissa yrityksesi valmiiksi käyttämiin järjestelmiin. Meiltä löytyy valmiiksi monia vakiointegraatioita, mutta uusia integraatioita toteutetaan aina asiakaskohtaisina projekteina suoraan asiakkaiden tarpeiden mukaan. Integroinnilla säästetään aikaa ja virheiden mahdollisuus pienenee. Tavallisimmin integrointi tehdään palkanlaskenta-, HR-, projekti- tai tuotannonohjausjärjestelmään ja integraatiolla voidaan esimerkiksi siirtää henkilötiedot toisesta järjestelmästä automaattisesti Kellokorttiin.
Uusien integraatioiden kohdalla pyydämme asiakkailtamme aina tietoja halutusta integraatiosta sekä rajapintakuvauksen toisesta järjestelmästä. Näiden avulla teemme työmääräarvion integraation rakentamiseksi.
Löydät nettisivuiltamme lisää tietoa integraatioista sekä listauksen yleisimmistä palveluista, joihin olemme integraatioita toteuttaneet: www.kellokortti.fi/integraatiot/.
Palkkarobotti
Palkkarobotti on Kellokortti.fi-palvelun lisäominaisuus yrityksille, jotka haluavat automatisoida palkanlaskentaan liittyvää rutiinityötä. TES-tulkinta perustuu yrityskohtaisesti rakennettavaan säännöstöön, joka rakennetaan palkanlaskennan perusteiden pohjalta. Yritykselle voidaan rakentaa tarvittaessa useita tulkintoja ja jokaiselle työaikaryhmälle voidaan määrittää erikseen, mitä säännöstöä käytetään.
Meiltä löytyy alan joustavin vaihtoehto TES-tulkinnalle ja olemmekin toteuttaneet satoja säännöstöjä asiakkaiden tarpeiden mukaan. Vaikka palkkarobotin pohjana yleensä toimii työehtosopimus, voidaan säännöstöä säätää tai se voidaan vaikka kokonaan toteuttaa paikallisten sopimusten mukaan.
Palkkarobotin rakentamiseen kannattaa aina varata joitakin kuukausia riippuen omista palkanlaskennan resursseistanne. Projekti vaatii aina myös asiakkaalta aktiivisuutta määrittelyiden ja testauksen suhteen, jotta kaikki tarpeet saadaan huomioitua.
Palkkarobotistamme löydät lisätietoja sivuiltamme: www.kellokortti.fi/tes-tulkinta/ sekä aiemmasta blogikirjoituksestamme täällä: Palkkarobotilla lasket ylityöt ja palkanlisät helposti.
Automatiikkaa toimintoihin ja raportit asiakkaan tarpeisiin
Osa asiakkaidemme erityistarpeista liittyy erilaisiin automaattisiin toimintoihin tai haluun saada juuri yritykselle soveltuvia raportteja. Näistä annamme tarvittaessa työmääräarvion.
Esimerkkejä automaattisista toiminnoista ovat mm.
- Saldoleikkuri, joka leikkaa automaattisesti pankkisaldon johonkin tiettyyn tuntimäärään haluttuina ajankohtina.
- Liukuman automaattinen korotus esimerkiksi tiettyinä viikonpäivinä, kellonaikoina tai työmäärän mukaan.
- Erilaiset raportit ja tiedostot. Esimerkiksi poissaolot on mahdollista saada ryhmiteltynä päivämäärien kanssa, jotta tarkastaminen on helpompaa tietyiltä päiviltä.
- Erilaisten bonusratkaisujen huomioiminen. Osa asiakkaistamme haluaa siirtää palkanlaskentaan tietoja, jotka eivät suoraan liity tunteihin, kuten bonukset ja provisiot. Näihin voidaan toteuttaa tulostusarvo, joka kirjataan käsin. Näin kaikki palkkatiedot saadaan raporteille oikein ja siirrettyä kokonaisuudessaan palkanlaskentaan.
- Tietojen jatkojalostus Excelissä. Kaikki valmiit raporttimme ovat vietävissä ulos mm. Excel-tiedostona, pdf:nä ja csv:nä. Osa asiakkaistamme haluaa kuitenkin muokata raakadatasta omia raporttejaan ja tätä varten meillä on tarjolla suora yhteys Exceliin. Sen kautta tiedot siirtyvät ilman erillistä käyntiä palvelussamme.
Onko teillä tarve vaihtaa työajanseuranta yritystänne paremmin palvelevaan seurantaratkaisuun? Tai heräsikö näistä kiinnostusta laajentaa Kellokortin käyttöä entistä paremmin tarpeitanne vastaamaan? Pyydä meiltä tarjous tai ota yhteyttä, niin katsotaan teille sopivaa ratkaisua.
